A hazai virtuális asszisztenseket bemutató sorozatunk folytatódik. Ezúttal interjúnk egy pályaelhagyó fogászati asszisztenssel készült, aki – bár imádta a munkáját – roppant módon zavarta, hogy idejét nem maga oszthatja be. Így került útját keresve külföldre, majd utazási irodához, pénzintézethez. Végül megtalálta önmagát, a saját útját virtuális asszisztensként. Önazonosan, rengeteg tapasztalattal a háta mögött tudja támogatni a vállalkozásokat munkájával.
Ismerjétek meg Kern-Hujber Líviát az aliva.hu oldal megálmodóját, üzemeltetőjét.
- Milyen tapasztalatokkal rendelkeztél, mikor virtuális asszisztenciába kezdtél?
Eredeti szakmám fogászati asszisztens és dentálhigiénikus. Nem sok időt töltöttem a fogászaton, mert az élet úgy hozta, hogy szakma- és pályaelhagyó lettem. Éltem külföldön, dolgoztam utazási irodában, a legtöbb tapasztalatot azonban (14 év) egy pénzintézetnél szereztem adminisztrációs területen. Ügyfelekkel nem volt sok kapcsolatom, igazi háttérmunkát végeztem irodavezető helyettesként.
- Mikor kezdtél el VA-ként dolgozni, és mi volt a fő motivációd a vállalkozás elindításában?
2017 őszén tértem vissza újra a munka világába. Van egy családi vállalkozásunk (www.bykern.com), az adta az ötletet.
Tudom és a gyakorlatban is tapasztalom, hogy egy kisvállalkozás napi irodai feladata nem igényel tetemes időt, hogy ahhoz egy főállású alkalmazott felvételére legyen szükség. De ahhoz igenis sok, hogy egy embert néha kivegyen a termelésből. Míg gyermekemmel otthon voltam, a cégünk ilyen jellegű támogatását én intéztem.
Annyira megtetszett ez a fajta vállalkozás-támogatás, hogy egyre több embernek kezdtem el beszélni erről a lehetőségről, hogy az ő vállalkozásukat is tudom támogatni hasonló szolgáltatásokkal. Akinek meséltem a terveimről, mindenki bíztatott és jó ötletnek találta. Így egyre több megrendelésem lett, s a saját vállalkozásunk mellett már más vállalkozók munkáját is segítem. Az, hogy ez a munka Virtuális Asszisztens néven létezik, arra később találtam rá az irodamanager oldalán keresztül.
És hogy mi volt a motivációm? Az, hogy én oszthassam be az időmet, hogy kellő képpen rugalmas legyek az ügyfelek és a családom számára, ugyanakkor azt csinálhassam, amit szeretek, amiben jó vagyok.
- Hol, hogyan találnak Rád az ügyfelek? (Hol vagy jelen, hol kínálod, promotálod a szolgáltatásaidat)
Először úgy gondoltam, elsősorban a helyi (székesfehérvári) kisvállalkozókkal szeretném megismertetni ezt a szolgáltatást, de ahogy egyre mélyebben ástam bele témába, rájöttem, hogy nem is fontos a személyes jelenlét. Amikor könyvelőt kerestem magamnak, akkor is többen jelentkeztek az ország különböző pontjáról, és kiderült, hogy tudnak a távkönyvelésben is segíteni. Honlapomon (www.aliva.hu) és facebook oldalamon (https://www.facebook.com/alivaoffice/) bárki megtalálhat. Hirdetést is csak egyszer adtam fel és már volt is jelentkező a munkámra, vele a mai napig együtt dolgozom. Egy másik partner például úgy akadt a horgomra, hogy amikor a vállalkozásunk keretében tárgyaltunk egy spanyol viszonteladóval, engem kért meg, hogy annak érdekében, hogy a kommunikáció gyorsabb legyen, én tartsan vele a kapcsolatot.
- Virtuális asszisztensként mi a fő specialitásod, miben vagy jó, miért választanak Téged az ügyfelek?
Sokáig irodavezető-helyettesként dolgoztam egy pénzintézetnél, ahol nagyon sok és sokrétű feladattal találkoztam. Fontos volt a gyorsaság, pontosság, rugalmasság és én jól tudok alkalmazkodni.
Nagyon sok excel táblában megoldandó feladattal foglalkoztam és sokat kellett visszaellenőriznem. Ezért is álltam rá az exceles feladatokra. Aki nem használja rendszeresen, nem tudja, hogy mennyi lehetőséget rejt. Ha hibát kell keresnem egy végeláthatatlan táblázatban, hamar megtalálom.
Legyen szó statisztikáról, képletezésről, diagramról vagy szerkesztésről, mindet nagyon szeretem. Egy kisvállalkozás számára nem kellenek olyan bonyolult táblázatok, Örülnek ha látható az eredmény és megvan minden időben. Ha olyan feladattal találkozom, amivel még korábban soha, akkor annak külön örülök, mert tanulok belőle.
Nagyon szeretem a háttérmunkát, akármilyen feladatot kapok. Amikor szabad kezet kapok és csak az a cél, hogy a feladat kész legyen, az nagyon motivál.
Szolgáltatásaim:
- Számlákkal kapcsolatos feladatok
- Utalások, pénzügyi tranzakciók nyomon követése
- Táblázatokkal kapcsolatos teendők: rögzítés, statisztika, szűrés, diagram, keresés, függvények
- Árajánlat készítés
- Megrendelőkkel, partnercégekkel való kapcsolattartás
- Dokumentumok, nyomtatványok készítése
- Ügyintézés, egyéb adminisztratív teendők ellátása
- Mi a legfontosabb számodra virtuális asszisztensként egy ügyfélkapcsolatban?
A jó kapcsolat az ügyfelekkel számomra elengedhetetlenül fontos. Szerény típus vagyok és tiszteletben tartom mások igényeit, nagyon jól tudok alkalmazkodni. Szeretem, ha elismerik a munkámat és ha hasznos tudok lenni egy vállalkozásban. Csendben, a háttérben.
Nagyon jól esett, amikor egy ügyfelem azt mondta, hogy egy bizonyos helyen látta, hogy mennyire el vannak maradva a papírmunkával és viccelődve azt mondta, hogy én kellenék oda, de nem ad senkinek.
Egy másik eset, amely megerősített abban, hogy jól végzem a dolgomat amikor egy ügyfél azt mondta, hogy mióta én intézem a papírjait, azóta tud rendesen aludni.
- Hány fős vállalkozásokkal dolgozol?
Jelenleg 1-2 fős vállalkozásokkal vagyok kapcsolatban. Szeretem, amikor egy kézben vannak a dolgok és nem kell sok döntéshozóra várni. Gyorsabb a kommunikáció és a munka is. Nagyon jó hangulatúak a megbeszélések, és mindenre találunk megoldást.
- Ha egy mondatban összefoglalhatnád, hogy miért éri meg VA-t szerződtetni, mi lenne az?
Egy mondatban nehéz megfogalmaznom, de:
– Megéri annak, akinek tényleg szüksége van segítségre, de nem tudna egy teljes állású ügyintézőnek annyi feladatot adni, amely kitöltené a munkaidejét.
– Megéri azért is, mert én nem egy alkalmazott vagyok, akit állandóan szemmel kell tartani, hanem megkapom a feladatot és készen visszaadom.
Alapvetően, összefoglalva azt gondolom, hogy virtuális asszisztens vállalkozóként elemi érdekem, hogy az ügyfél elégedett legyen a rám bízott feladat elvégzésének minőségével, éppen ezért egy igazi Virtuális Asszisztens számára az ügyfélelégedettség a legfontosabb.
Köszönöm szépen az interjút és további sok sikert kívánok Neked!
Adrienn
