Partner, nem háttérember

Interjú a rendezvénykoordináció láthatatlan motorjával

A VAME kérdez, Mikula-Pásti Marianna válaszol.

Ha egy rendezvény jól sikerül, a vendégek többnyire csak annyit látnak, hogy minden pontosan működött. Az előadók időben érkeztek, a technika hibátlan volt, a teljes program sikeresen zajlott le.

Ami mindebből láthatatlan marad, az sokszor hónapok munkája.

Marianna több mint tizenöt éve dolgozik rendezvénykoordinátorként és projektmenedzserként. Arról beszélgettünk vele, milyen érzés a háttérből irányítani egy projektet, miért tartja fontosnak a partnerséget, és mitől lesz egy együttműködés valóban professzionális.

VAME: Kezdjük a legelején. A résztvevők általában csak a kész eseményt látják. Mi az, ami ebből a külső szemlélő számára teljesen láthatatlan marad?

Marianna: Ami a résztvevők számára láthatatlan, az gyakran komoly munka. A kulisszák mögött nagyon sok szervezés, egyeztetés, kockázatkezelés és előkészület zajlik. Ez a folyamat pedig akkor működik igazán professzionálisan, ha észrevétlen marad.

Rendezvénykoordinátorként és projektmenedzserként hetekkel vagy hónapokkal az esemény előtt azon dolgozunk, hogy minden apró fogaskerék a helyére kerüljön. Mi tartjuk a kapcsolatot a szolgáltatókkal, kezeljük a határidőket, Excel-táblázatokat és ellenőrzőlistákat vezetünk, megoldjuk a váratlan kríziseket.

És ami a legfontosabb: gyakran még akkor is dolgozunk, amikor a vendégek már régen hazamentek.

VAME: A sok éves tapasztalatoddal a hátad mögött mit gondolsz, mi tesz egy együttműködést valóban sikeressé? Csupán a szakmai tudás?

Marianna: A szakmai tudás elengedhetetlen alap, de a kulcs nem kizárólag ebben rejlik. Legalább ennyire fontos az is, hogyan tekintenek egymásra a felek: partnerként vagy csupán háttéremberként?

A legjobb együttműködésekben a megbízó nem pusztán feladatokat delegál, hanem teret ad a szakmai önállóságnak. A professzionális együttműködés alapja a kompetenciaalapú bizalom: a megbízó hozza a stratégiai irányt és a víziót, a partner pedig biztosítja hozzá a stabil, rendszerező szemléletet és a precíz operatív megvalósítást.

VAME: Te „ownership”, vagyis a tulajdonosi szemlélettel dolgozol. Mit jelent ez a gyakorlatban egy szakember esetében?

Marianna: A valódi partner többet ad, mint amire megkérik. Egy tapasztalt koordinátor nem csupán végrehajtja az utasításokat; nem klasszikus, hierarchikus végrehajtóként van jelen, hanem ownership szemlélettel dolgozik. Tehát számára ugyanolyan fontos az esemény teljes sikere, mintha a saját projektje lenne.

Ez azt jelenti, hogy rendszerszinten gondolkodik, igyekszik elkerülni a hibalehetőségeket, és a felmerülő problémáknak nemcsak a tüneteit kezeli, hanem az okait is elemzi. Figyel, összefüggéseiben látja a folyamatokat, észreveszi a rejtett kockázatokat, és gyakran még azelőtt javasol megoldást, hogy a probléma egyáltalán felmerülne. Pontosan tudja, hogy egy késedelmes feladat vagy egy rosszul megválasztott szolgáltató a rendezvény napján láncreakciót indíthat el. Ilyenkor a jó szakember nem hallgat: javasol, alternatívát kínál, előre jelez vagy kérdez – mert felelősséget érez a közös eredmény iránt.

VAME: Ez a láthatatlanság viszont kétélű fegyver is lehet. Nem érzi úgy néha a szakember, hogy háttérbe szorul?

Marianna: Fontos leszögezni: a háttérben dolgozni nem ugyanaz, mint háttérbe szorulni. A koordináció sajátossága, hogy a legjobb munka is láthatatlan. Ha minden rendben zajlik – a vendégek elégedettek, az előadók felkészültek, a technika hibátlan, a catering pontos –, a külső szemlélő úgy érezheti, minden magától történt. Pedig a zökkenőmentesség mögött több száz üzenetváltás, e-mail, telefonhívás és precíz logisztika áll.

A háttérmunka nem kisebb érték, mint a reflektorfényben végzett feladatok, és végképp nem merül ki a száraz adminisztrációban. Sokszor komoly emberi és kommunikációs oldalon is stabilizálni kell a helyzeteket – legyen szó egy izguló zenekarvezető megnyugtatásáról vagy egy aggódó alvállalkozó kezeléséről. Ez a munka döntések folyamatos sorozata.

VAME: Mi történik akkor, ha ez a partneri egyensúly felborul? Sokaknak ismerős az a helyzet, amikor a felelősség óriási, de beleszólásuk nincs semmibe.

Marianna: Sajnos sok szakember találkozott már azzal a frusztráló helyzettel, amikor egy projekt sikeréért teljes szakmai és anyagi felelősséget vártak el tőle, miközben a döntésekbe egyáltalán nem vonták be. Amikor valakit kizárólag egyoldalú végrehajtói szerepbe vagy klasszikus „háttérember” státuszba kényszerítenek, az hosszú távon nemcsak a szakembert égeti ki, hanem a projekt eredményességét is gyengíti. Hiszen éppen azok a finomhangolások vesznek el, amelyek segíthetnének sokkal jobb eredményt elérni.

Egy igazi partner a hibákat is komolyan veszi. Nem elvicceli vagy elbagatellizálja őket, emellett a hibáztatás és a felülről lefelé történő számonkérés helyett az egyenes, nyílt belső kommunikációt tartja célravezetőnek. Mert a cél mindig a probléma megoldása és a folyamatok továbbfejlesztése.

VAME: Nézzük meg a megbízói oldalt. Mit nyer és mit veszít egy vállalkozó vagy vezető attól függően, hogyan kezeli a támogató szakembereit?

Marianna: A partnerség nemcsak emberi, hanem üzleti szempontból is kifizetődő. Az a szakember, akinek adnak mozgásteret, akit bevonnak a gondolkodásba, mérföldekkel nagyobb elkötelezettséggel dolgozik. Nem a kötelező minimumot fogja keresni; ezekben a projektekben mindig sokkal többet tudunk adni, mint amit a száraz feladatleírás előírna.

Ha nincs partnerség, a megbízó elsőre talán semmit sem veszít. A feladatok elkészülnek, a rendezvény lezajlik. Hosszú távon azonban rengeteg mindent bukhat:

• Elveszíti azokat az értékes ötleteket, amiket a szakember már nem fog megosztani vele.
• Elveszíti azt a plusz figyelmet és gondoskodást, ami túlmutat a kötelező körökön.
• És végül elveszítheti magát a megbízható szakembert is.

A jó koordinátorok, projektmenedzserek és virtuális asszisztensek ugyanis nem csupán munkaórákat adnak el. Tudást, tapasztalatot, kapcsolatrendszert és lojalitást visznek a vállalkozásba.

VAME: Hogyan lehet ezt az egyenrangú, modern együttműködést jól működtetni a mindennapokban?

Marianna: A tisztelet kétoldalú. Egy szakember pontosan tisztában van a saját szerepével. Betartja a határidőket, vállalja a felelősséget, megbízója cégét képviselve professzionálisan kommunikál és megoldásokban gondolkodik. Nem a hierarchia megszüntetése vagy a szerepek összemosása a cél – a végső stratégiai és üzleti döntések mindig a megbízóé maradnak. A cél annak elismerése, hogy szakmailag egyenrangú félként, egymást kiegészítve dolgozunk a közös célért. Cserébe viszont a szakember is joggal várhatja el, hogy ne csupán egy név legyen a feladatlista végén, hanem egy egyenrangú fél, akinek számít a szava.

A modern vállalkozások tartós eredményeit egyre inkább az együttműködések minősége határozza meg. Azok a vezetők tudják megtartani a legjobb embereket, akik felismerik: a lojalitást és a csúcsteljesítményt nem utasításokkal, hanem bizalommal és partnerséggel lehet elérni.

Lehet, hogy a partner nem mindig áll kint a színpadon – de nélküle a függöny sem gördülne fel.

A VAME gondolatai

A Virtuális Asszisztensek Magyarországon Egyesületében hiszünk abban, hogy a jövő vállalkozásai partneri együttműködésekre épülnek. A virtuális asszisztens, a projektmenedzser vagy a rendezvénykoordinátor nem háttérember, hanem olyan szakmai partner, aki tudásával, tapasztalatával és felelősségvállalásával járul hozzá a közös eredményekhez.

Köszönjük Mariannának a beszélgetést és azt a szemléletet, amelyre egyre több vállalkozásnak lesz szüksége a jövőben.