Gyakran látjuk, hogy a virtuális asszisztensek azzal pozicionálják magukat honlapon, vállalkozói csoportokban stb., hogy “leveszem a válladról az adminisztráció nyűgét”, illetve “átveszem tőled azokat a feladatokat, amelyeket te nem szeretsz”. Stratégiai partnerünk, a Karson Consulting mikrovállalati üzletágának vezetője, Himer Csilla – aki az Év virtuális aszisztense 2022 pályázat szakmai zsűrijének is tagja volt – azonban azt mondja: azok a VA-k, akik így hirdetik magukat, nagyobbat nem is tévedhetnének saját magukkal kapcsolatban. 

Miért merem azt állítani, hogy ez egy elhibázott pozicionálás?

Vállalkozásfejlesztéssel foglalkozom 7+ éve. Ez idő alatt sokféle vállalkozást láttam. A nulla tőkével induló kezdőtől a több milliárdos árbevételű középvállalkozásig. A bioállatkozmetikumokat előállító és forgalmazó cégtől a szexuális kiegészítőkkel foglalkozóig. A sarki kisbolttól a több ezer cikkes webshopig.

Ami ezekben közös volt, hogy még az egyszemélyes hadseregként működő cégekben is volt adminisztráció. Mindben. Kivétel nélkül. Amit lehet ugyan elhanyagolni, mert van a vállalkozónak (szerinte) ennél fontosabb dolga is (pl. a vevő maradéktalan kiszolgálása, a küldetés megvalósítása, a márka építése, és még sorolhatnám), de ez egy idő után mindig megbosszulja magát. Vagy sorban álló számlák, vagy adóbírság, vagy nem kezelt ügyfelek képében. Adminisztráció van, volt, lesz. Pont.

Ha tehát az a kérdésed VA-vállalkozás indításán gondolkodó MÉG NEM vállalkozóként, hogy van-e piaca esetleg a VA-szolgáltatásnak, akkor megnyugtatlak: van, volt, lesz.

Van piac, hurrá! Hol a baki?

Ajánlott a piacra lépést azonban még ebben a viszonylag kényelmes helyzetben is (van, volt, lesz piac – legalábbis amíg vállalkozások létezni fognak) alaposan átgondolt koncepció mentén végrehajtani.

Sőt!

A már piacon működő VA-knak is ajánlom, hogy tegyék ezt meg – saját és vállalkozásuk jól felfogott érdekében. Ha az a cél, hogy hosszú távon is működőképes vállalkozássá tedd a VA-cégedet, ezt nem tudod megúszni.

Az alaposan átgondolt koncepció (aka stratégia) része a pozicionálás (márkastratégia ugyebár).

Ez az a pont, ahol azt érzem, hogy hosszú távon nem lesz elég, ha azt mondják a VA-k a piacuknak, hogy “azért vagyok, hogy te megszabadulj a számodra nyűgös adminisztratív feladatoktól”.

Szerintem ugyanis félreviszi a piacot a gyakran hangoztatott érv, hogy azért van szüksége egy vállalkozónak egy VA-ra, hogy megszabaduljon az adminisztratív nyűgöktől. Ez az, ami rossz polcra teszi a VA-kat a lehetséges ügyfelek fejében.

Mit gondol ennek alapján az ügyfél?

Ezt: “ezt eddig én csináltam (lehet, hogy rosszul, de megcsináltam, és működött), tehát ha átadom egy VA-nak, akkor azzal én csak időt nyerek. Mert hát ezt egy betanított pandamaci is képes megcsinálni.”

Na nem. Na nagyon nem.

A VA-k az én meglátásom szerint minimum két dologban olyat nyújtanak, amire a vállalkozó jól láthatóan nem képes (ezért nyűg neki az adminisztráció, ezért akar szabadulni tőle).

Probléma #1 – nem szakértője az adminisztrációnak

Ebből azt a szót jegyezzétek meg nagyon, hogy szakértő. Ez egy pozicionálás, és helyre is teszi az ügyfél vállalkozásában betöltött szerepeteket. Az ügyfél fejében is.

Az ügyfél nem kizárólag azért nem boldogul a saját adminisztrációjával, mert nincs rá ideje, vagy mert nem szereti. Az, hogy nem szereti, az már egy következmény. Annak a következménye, hogy az ügyfél nem ért az adminisztrációhoz.

Ahhoz ugyanis rendszer kell.

• Átlátható. Amiből első blikkre olyan információkat lehet kinyerni, aminek alapján az ügyfél képes JÓ üzleti döntéseket hozni.
• Működő. Vagyis naponta táplálva van adattal.
• Standardizált. Vagyis van kialakított folyamat, amihez megvannak a szükséges eszközök (pl. Excel-táblák), aminek segítségével működtethetővé válik a folyamat, a rendszer.

Tegyétek a szíveteket a kezetekre! Hányszor fordult már elő, hogy ezt megcsináltátok az ügyfélnek – csak azért, hogy Nektek is élhető legyen a munka az ügyféllel? Na ugye.

Amit ilyenkor csináltok, azzal fejlesztitek az ügyfél cégét.

Ez baromi nagy hozzáadott érték ám! Ezt mindenképpen érdemes tudatosítani az ügyfélben. Különben azt hiszi, hogy ez is csak a nyűg átvételével járó apróság.

Probléma #2 – nem csapattagként kezel

Sok vállalkozó még akkor is csak egy beszállítót (ne adj Isten, egy nem sok értéket teremtő alkalmazottat) lát a VA-ban (az elszúrt pozicionálás miatt), ha folyamatos, vagy rendszeres megbízási viszonyban vannak. Pedig ilyenkor a VA gyakorlatilag szervesül az ügyfél vállalkozásához – azaz csapattaggá válik az ügyfél cégében.

Csapattagként pedig néhány olyan dolgot is megtehettek, ami biztosan érték az ügyfél számára:

• hibákat tártok fel, és javítotok ki – ezzel pénzelfolyásokat szüntettek meg
• új ötletekkel álltok elő a vállalkozás működésének fejlesztésére – ez részben belső innovációt is jelent sok esetben, részben a működés hatékonyságának növelésével költségmegtakarítást is
• annyira beleláttok a cég működésébe, mintha alkalmazottak lennétek – ezért vagytok képesek standardizálni. A standardizálás viszont azt is jelenti, hogy a folyamatok dokumentáltak, tehát átadhatóak lesznek. Amiről az ügyfél nem tud, hogy ez a tény növeli a cégértéket (mondom ezt pénzügyesként, aki rendszeresen készít cégértékelést – és minden esetben szempont volt a működtetés átadhatósága).

Szóval na. Az, hogy a nyűgös feladatokat átveszitek az ügyféltől, az egy érv a marketingkommunikációban – beleböktök a fájdalompontjába. Erre jó. Nem többre.

De ne keverjétek össze a pozicionálással! Legyél szakértő – az ügyfél fejében is.

Himer Csilla
Karson Consulting