Megoldásra fókuszálj a probléma helyett – a covid sokak számára okoz, okozott nehézséget. Ahányan vagyunk annyiféle eszközt, módszert kerestünk, találtunk az időszak túlélésére. Ezúttal a virtuális asszisztens (VA) kínálati piacra frissen belépő Távasszisztencia csapatával beszélgettem, hogy történetükön keresztül bemutassuk, – a mentorálásom során is elhangzó lépéseket–  inspiráljunk, hogy mindig van megoldás, csak keresni kell és tenni érte. A Hölgyek már nem pályakezdők és korábban eszük ágában sem volt VA területre lépni. Imádták, imádják a munkájukat, de az élet nagy rendező. Interjú alanyaim a pandémiás korlátozásokig a turizmus területén tevékenykedtek, egész pontosan utazási irodát vezettek. Rengeteg munkájuk, tudásuk, tapasztalatuk van az utazás, utaztatás, az ezzel járó adminisztráció terén, amit nem akartak, nem engedtek veszni. Természetesen elsőre őket is letaglózták a szektort érintő nehézségek. De egy valamiben biztosak voltak, hogy nem hagyják magukat és megoldást fognak találni. Lássuk lépésről lépésre, mit tettek:

Elsőként felmérték milyen eszközökkel, infrastruktúrával rendelkeznek:

☑️ Önálló irodai háttér,

☑️ számítógépek,

☑️ nyomtató,

☑️ telefonok,

☑️ internet

Lajstromolták közös tudásukat, tapasztalatukat:

• Ügyfél kommunikáció, ügyfélkezelés
  • személyesen,
  • e-mailben,
  • telefonon,
  • online felületen
• Adminisztráció:
  • gazdálkodási táblák készítése, kezelése,
  • határidők figyelése,
• Számlák könyvelésre előkészítése,
• megrendelések, teljesítések nyomon követése
• riportolás,
• szerződések előkészítése
• Ügyintézés:
  • kapcsolat tartás hatóságokkal,
  • hivatalos ügyek intézése

Összegezték a sikeresen vett akadályokat – ezekből merítettek erőt

Eddigi munkájuk során az ügyfélkezelésben, sokéle problémával találkoztak és az akadályokat sorra sikerrel vették. Problémamegoldásban nagyon jók, szerveznek, megbeszélnek, megtalálják a legjobb ajánlatokat.

 

1. Hoztunk haza utast 2004-ben Thaiföldről a cunamiból. Egy  4 fős család tartózkodott Phuketen a katasztrófa idején, amit  irodánkon keresztül foglalták. Így képben voltunk, hogy melyik szállodában tartózkodnak. Sikerült felvennünk velük a kapcsolatot telefonon, szerencsére nem esett bajuk. Repülőjegyüket költségmentesen át tudtuk foglalni egy másnapi hazautazásra.
2. Képesek voltunk kezelni a 2008-as deviza árrobanás következtében kialakult hisztériát Ez volt az az év, amikor a deviza árrobbanás következtében hirtelen a már lefoglalt utazások árai is megemelkedtek. Az utazási szerződések akkor még nem tartalmazták, hogy milyen mértékű áremelést köteles elfogadni az utas. Rá kellett világítanunk, hogy sok esetben többe került az utasnak a szerződéstől való visszalépés, mint az áremelés kifizetése. Hiszen a lemondás kötbér kötelezettséget vont maga után, ami magasabb volt az áremelés mértékénél.
3. Megnyugtatóan kommunikáltuk nagy utazássszervezők eltűnését a piacról és minden esetben megtaláltuk az alternatív megoldást. Átvállaltuk az ügyintézést a  biztosítóknál,  hogy a károsult ügyfelek mielőbb hozzá jussanak a kártérítéshez. Azokat, akik továbbra is el akartak utazni, átfoglaltuk más, megbízható szervezők útjaira. Ügyfeleinkkel olyan kapcsolatot tudtunk kialakítani, hogy bizalmas információikat is megosztották velünk. Egy-egy ügylet létrejöttéhez általában többször is találkozunk az ügyféllel, hosszabb időt töltünk beszélgetéssel.
4. Figyelünk ügyfeleink biztonságára, pl. repülőjegy felkutatásánál felhívjuk figyelmüket, hogy nem feltétlenül a legolcsóbb megoldás a legbiztonságosabb. Tudjuk, hogy számos repülőjegyes oldalon bárki önállóan le tudja foglalni a jegyét akár nagyon kedvező áron is. De amikor egy lefoglalt és kifizetett (nem diszkont légitársasági) jegyet módosítani, esetleg visszatéríttetni kellene, ezek a kedvező árú jegyek ezt a lehetőséget nem feltétlenül tartalmazzák. Különösen az üzleti utak esetében gyakran kell időpontot módosítani, ezért szerencsésebb szakember segítségét igénybe venni a foglalásnál, még ha egy csekély többletköltséggel jár. is. Ez most, a COVID miatt még inkább előtérbe kerül, hiszen az üzleti célú utazások most is megengedettek.
5. Nagy tapasztalatunk van a céges meetingek, üzleti ebédek, találkozók megszervezésében.  Fiókirodánk számára továbbképzést biztosítottunk, amelyhez termet béreltünk, cateringet rendeltünk, felkértünk szakmai előadót. Céges összejövetelt szerveztünk, amelyhez vidéki szállodában szállást foglaltunk, programot  biztosítottunk.
6. Az adminisztráció területén is otthonosan mozgunk. Éveken keresztül készítettünk táblázatos kimutatásokat költségvetés, rendelésnyilvántartás, fizetési határidők tekintetében. Riportoltunk, kialakítottunk postázási rendet, szerződések-levelek iktatási rendszerét. Feladataink közé tartozott rendelések-készletek figyelése, ellenőrzése.

Kutakodtak, hogy ezzel mit is lehetne kezdeni és rátaláltak a virtuális asszisztenciára, ami szerelem lett első látásra.

Egyéni erősségeik, pályafutásuk, melyek összeadódva megsokszorozzák hatékonyságukat

Éva

Pályafutását idegenvezetőként kezdte. Mindig is imádott utazni, embereket, országokat megismerni.
Gyerekei születése után kezdte férje vállalkozását segíteni, aki egyedül már nem tudta kezelni vállalkozásával (fogtechnika) járó ügyvitelét és feladatait. Azért, hogy teljesebb munkát végezhessen mérlegképes könyvelői képesítést szerzett. Hosszan dolgozott adminisztrációs munkakörben az Auth Design irodájában.
Az idegenforgalom azonban szívügye maradt és visszatért, amint lehetősége adódott rá. 16 évig utazási tanácsadóként dolgoztott, ezalatt is elvégezve az adminisztrációt férje fogtechnikai vállalkozásában, valamint az utazási irodában.
Szerelem terület a munkájában a kommunikáció, aminek persze nem feltétlenül kell személyesnek találkozásnak lennie. Telefonon, különböző platformokon írásban is lehet  véleményt cserélni, feladatokat átbeszélni.

“Fontos, hogy fesztelen, világos, érthető és barátságos legyen a kommunikáció, hogy mindenképpen kiderüljön, mi az ügyfelünk óhaja”.

 

 Zsuzsi

A munkaerőpiacra a kereskedelem területén lépett. Először a ma már Magyar Telekom, abban az időben Westel 900 mobiltelefon értékesítési hálózatában. Ezután egy ékszerkereskedelmi cég karikagyűrű és nászajándék üzletét vezette. Az iroda illetve üzlet kialakítása majd üzemeltetése magában foglalta a teljes adminisztráció elvégzését is.
Útja a turizmus területén folytatódott, egy utazási ügynökség adminisztrációját, gazdasági ügyeit intézte, felügyelte. Tudását egy 4*-os szállodában fejlesztette tovább, ahol adminisztrációs vezetőként feladata volt a hotel mindennemű adminisztrációjának kialakítása, felügyelete.

“Mindig szerettem az adminisztráció sokrétűségét, az ezekkel a munkafolyamatokkal együttjáró kommunikációt, az új ötletek megvalósítását, bemutatását.”

 Juli

A pályája során a legtöbb időt a kereskedelemben töltötte. A szövetkezeti szektorban egy ÁFÉSZ nagykereskedelmi részlegvezetőjeként áruházi barter kereskedelmet bonyolított, az akkori baráti országok kiválasztott áruházaival. Izgalmas munka volt, nem utolsó sorban a sok utazási lehetőség miatt.
Később az áruházi kereskedelemben a Skála Áruházi Lánc egyik vidéki áruházában ruházati osztályvezetőként majd áruház igazgatóként dolgozott egészen addig, amíg az ilyen típusú kereskedelem végérvényesen meg nem szűnt. Ezután fordult a turizmus felé – hiszen az utazás mindig közel állt hozzá – és családi vállalkozásban megnyitották utazási irodájukat már több, mint 16 éve. Ebből máig tartó szerelem lett.

“Bárhol is dolgoztam, vásárlók, ügyfelek vettek körül,  a velük való kommunikációban a türelmet és az empátiát  bőven gyakorolhattam.”

Saját vállalkozásuk teljeskörű adminisztrációját ők maguk végzik. Közösen alakítottak ki olyan áttekinthető rendszert, amely bármikor képet ad  cégük helyzetéről, informál a költségek –bevételek alakulásáról, fizetési kötelezettségekről, határidőkről. Az ebben szerzett saját konkrét tapasztalataik alapján tudják vállalni a hozzájuk forduló ügyfelek adminisztrációs munkáját.

Tudják, hogy a VA kínálati piaca egyre nagyobb, egyre telítettebb. Ugyanakkor az is bizonyosságot nyert pontosan a COVID helyzet kapcsán, hogy a távmunka sok feladat területén megoldható, ami többek között költséghatékonyságot is eredményez. Az ő triójuk bizonyítja a legjobban, hogy a jó csapatmunka során az egyes tudások nem összeadódnak, hanem megsokszorozódnak.

A távasszisztencia csapatával itt veheted föl a kapcsolatot: