Tedd a mindennapjaidat gördülékennyé virtuális asszisztensed segítségével – Virtuális asszisztens, aki felszabadít!
- Úgy érzed, hogy a napi teendők listád egyre csak nő, ahelyett, hogy csökkenne?
- A napi csip-csup teendőid elvégzése megakadályoz abban, hogy fontosabb projekteket megoldj?
- Állandóan frusztrált vagy, s túlterheltnek érzed magad ettől a rád nehezedő nyomástól?
Ha a fenti kérdésekre a válaszod igen, érdemes megfontolnod egy virtuális asszisztens szerződtetését, aki átveszi Tőled ezeket az apró, de szükséges napi rutinfeladatokat.
Ezáltal nem csak arra lesz több időd, hogy a nagyobb projektekkel foglalkozz, hanem a nap folyamán végre akár magadra is jut majd időd. Ezzel az így felszabadult idővel szabadon rendelkezhetsz: elmehetsz a kondi terembe, együtt ebédelhetsz a barátaiddal, lesz időd álmodozni, vagy akár szundikálhatsz is egy kicsit. 😉
1. Naptár és E-mail kezelés
Ahelyett, hogy a nap során értékes időt töltenél a naptárad, az e-mailjeid kezelésével, ellenőrzésével, miért nem hagyod, hogy ezt a virtuális asszisztensed tegye meg helyetted? Adj hozzáférést VA-dnek az üzleti naptáradhoz, így ő könnyedén frissíteni tudja a személyes és üzleti találkozóidat, megtervezi a megbeszéléseidet, meg tudja jelölni a fontos dátumot, hogy ne felejtsd el (p.: évfordulókat, anyukád születésnapját, stb.)
Amint változás van a napi, vagy a heti beosztásodban a virtuális asszisztensed csak küld Neked erről egy figyelmeztető értesítést, amire – ha szükséges – azonnal reagálni tudsz. Ha egész nap úton vagy, akár csak az ügyféltalálkozók miatt, vagy üzleti utazás miatt, vagy csak szükséged van egy kis csendre egy fontos munka miatt, a virtuális asszisztensed ennek megfelelően tudja frissíteni a naptáradat, így rendelkezni fogsz azzal az idővel, amire szükséged van.
A valóságban, csak ezzel nyerhetsz akár 30 percet, vagy többet, naponta – természetesen a beosztásodtól függ. 😉
Ugyanez vonatkozik az e-mailekre is. Az asszisztensed ellenőrizni tudja az e-mailjeidet a nap során és figyelmeztet, ha valami sürgős teendőd van, vagy kaptál egy olyan levelet, amire az azonnali válaszod szükséges. Az asszisztensed természetesen rendezni is tudja a beérkező leveleidet, törölni a spam-eket, marketing leveleket, s ezáltal tisztán, átláthatóan tartja a bejövő leveleidet.
Ha szeretnéd, hogy a VA-d meghatározott ügyfelektől, vagy kollegáktól érkező levelekre válaszoljon, nyugodtan rábízhatod ezt a feladatot is. Ha néhány percet rászánsz a megfelelő instruálásra, az napi akár 1-2 óra időmegtakarítást is jelenthet számodra, természetesen a bejövő leveleid, illetve postafiókjaid számának függvényében. Ezt az időt fordíthatod problémamegoldásra, a céged építésére, vagy akár személyes elfoglaltságokra.
2. Diktálás és hangfelvétel
Az időspórolás egy másik módja, ha diktálod a leveleket, e-maileket és más írásos kommunikációkat ( blog posztokat, weboldal tartalmakat, riportokat, stb.), majd a hanganyagot átadod a virtuális asszisztensednek, hogy ő gépelje le. Ha gyorsabban beszélsz, mint ahogy írsz, miért is ne használhatnád ezt a módszert. Amint elkészültél a hanganyaggal, csak oszd meg asszisztenseddel az mp3 fájlt akár Google Drive-on keresztül, s ő már kezdheti is a munkát.
Ha ily módon diktálod az információkat, amiket írott formában szeretnél látni, rengeteg órát nyerhetsz magadnak. Így ugyanis nem kell órákig az üres képernyő előtt ülnöd várva a megfelelő szavakat, inspirációt. Például az új ötleteidet és koncepcióidat bármikor rögzítheted hanganyagként, amikor éppen eszedbe jutnak – például a reggeli sétád közben, vagy a hétvégén, nyaralás alatt, vagy épp amikor hazaérsz egy ügyféltalálkozóról. Ez az információ ezután redezetten, gépelve fog visszaérkezni Hozzád, hogy Te majd tudd átírni, tovább formálni, vagy akár hírlevélevél/blogposzt/FB poszt formájában elküldeni azt.
Ahogy láthatod, a virtuális asszisztensed rengeteg időt tud Neked spórolni a hét során azáltal, hogy elvégzi helyetted azokat az apró dolgokat, amikre Neked nincs időd, vagy már kedved megcsinálni.
“Minden sikeres vállalkozó mögött áll egy irodamanager!”
Kiss-Márton Adrienn
irodamanager
