“A Te vállalkozásod, a Te szabályaid” – rengetegszer hallottad már ezt a mondatot, de mégis motoszkál Benned a kérdés, hogy mégis hogyan kell ezt kivitelezni. Annyira könnyen és egyszerűen hangzik a keretek meghatározása, ennek ellenére azt érzed, hogy ahány ügyfeled, annyi főnököd lett hirtelen azáltal, hogy belevágtál a szabadságot ígérő virtuális asszisztens (VA) létbe. Mégsem ad akkora szabadságot a VA lét, mint remélted, vagy csak valami apró trükköt eddig nem árultak el Neked? Ebben a blogbejegyzésben megosztom Veled, hogy hogyan tudod működtetni a VA vállalkozásodat a saját szabályaid szerint.

Szerződés – minek?

Biztosan olvastad a VAMteam korábbi posztját, hogy mi kell ahhoz, hogy virtuális asszisztens legyél. Abban szerepel többek között, a vállalkozói attitüd. De mi a manó ez a vállalkozói attitüd és miért beszélek erről a szerződések, pláne a saját szabályaid kapcsán? Nos, a vállalkozói attitüd már nem a mások kárán meggazdagodást, a mutyizást kellene, hogy jelentse, hanem a tiszta együttműködéseket, a win-win megállapodásokat. Sokszor látom természetesen én is az olyan hirdetéseket, hogy számla nélkül, meg szerződés nélkül várják az ügyfelek, hogy VA-k elvállaljanak egy-egy munkát, de mi a VAM-ban hiszünk abban és elkötelezetten dolgozunk a piac tisztulásán, magas színvonalra emelésén. Csak csendben kérdezném, hogy mikor munkavállalóként elmész egy céghez dolgozni, ott sem kötsz szerződést?

Minden együttműködést érdemes szerződésbe foglalni. Igen, ismerem én magam is a hazai piacot, ahol sokan szeretnek “okosba” megoldani mindent, azonban, ha etikus virtuális asszisztens vagy és tisztán, nyugodtan, biztonságosan szeretsz játszani, akkor szerződés nélkül nem kezdesz bele egy munkába sem. Hogy miért? Sajnos mióta virtuális asszisztenseket mentorálok (2017) rengeteg kezdő VA fordult hozzám – már későn – panasszal, hogy őt sajnos az elvégzett munkájukért nem fizették ki. Kezdők voltak, lelkesek voltak, dolgozni akartak és az ügyfél is meggyőzte, hogy sürgősen szüksége van a feladat elvégzésére, így ne vacakoljanak a szerződéskötéssel…

A szerződés azon túl, hogy biztonságot nyújt mindkét fél számára, meggyőzőbb képet is ad a profizmusodról, hozzáértésedről. Pontosan azt a célt szolgálja, hogy ott már tisztázhatjátok az elvégzendő feladato(ka)t, meghatározhatjátok az árat, a teljesítés, valamint a fizetés feltételeit. >>Továbbá ez az a pont, amikor tájékoztatnod kell a megbízódat, ha KATA adózás hatálya alá esik a vállalkozásod!<<

 

Saját vagy ügyfél által írt szerződés?

Magam részéről ragaszkodni szoktam a saját szerződésemhez, hiszen azt ismerem, az képviseli a saját érdekeimet. Előfordult azonban az elmúlt 8 évben velem is, hogy nagyobb cég ragaszkodott az ő szerződéséhez, hogy azt írjam alá. Normál üzleti partnerek esetén ezzel sincs semmi probléma. A folyamat ekkor a következőképpen zajlik nálam és javaslom, Te is kövesd ezt:

1. megkapok egy szerződés tervezetet
2. átolvasom, beleírom az általam javasolt változtatásokat, amikkel vállalni tudom a szerződés teljesítését
3. átküldöm az ügyvédemnek, hogy ő is nézze át, az én érdekeimet szem előtt tartva
4. visszaküldöm a partnernek, hogy részemről ilyen feltételekkel tudom vállalni.

Biztos van olyan, aki most hangosan felnevetett, hogy minek ennyit vacakolni egy munka kapcsán. 🙂 Igaza is van… 😉

A tapasztalataim mégis azt mutatják, hogy ennek köszönhetően vannak hosszú távú, valóban partneri együttműködéseim és a mentoráltjaim is ennek a hozzáállásnak köszönhetik, hogy nem “csak egy asszisztens”-nek tekintik őket ügyfeleik, hanem minőségi szolgáltatásnak a VA szolgáltatást.

“Van valakinek szerződés sablonja?”

A sablon megoldásokban nem hiszek, hisz minden helyzet, minden VA vállalkozás más. A VAM csoportban 2018-ban közzé tett ingyenes leckék között megtalálhatóak a sarkalatos pontok, amikre a szerződésed megírásakor mindenképp figyelj.

Ott is hangsúlyozom többek között azt, hogy legyen saját ügyvéded. Nem, nem azért, hogy legyen egy újabb kiadás – a kalkulátorunkat használtad már? – a vállalkozásodban, hanem azért, mert ha gond van, akkor ő az, aki meg fog Téged, a vállalkozásodat, az érdekeidet védeni. Akármilyen jól megírt szerződés, szolgáltatás teljesítés során is kialakulhat menet közben jogvita. Ha van egy ügyvéded, aki ismeri a vállalkozásodat, a szerződést, amit kötöttél, fog tudni hatékonyan segíteni Neked, hogy megvédje az érdekeidet. A csoportban két megbízható ügyvédet szoktam ajánlani. Ők széleskörű tudással rendelkeznek, gyorsak, megbízhatóak: Dr. Olajos-Kiss Rita; Dr. Lohn Balázs

Ha a szerződésed megírása kapcsán mégsem költenél most ügyvédre, vagy szeretnéd őt egy kifejezetten VA-kre szabott szerződés sablonnal felkeresni átnézésre, akkor a virtuális asszisztensek részéről érkező nyomás hatására  úgy döntöttem elérhetővé teszem az általam használt, az évek során átdolgozott, tökéletesített szerződés salonjaimat, hogy ezzel is segítsem a virtuális asszisztens vállalkozók magas színvonalú szolgáltatás nyújtását. >>A közzé tett szerződés sablonokat természetesen még a saját cégedre kell szabnod, de kapsz hozzá némi útmutatást a kérdéses részeknél.<<

Elektronikus aláírás, vagy papír alapú szerződéskötés

Évek óta megy a diskurzus a témáról a VAM csoportban is erről, hisz hatalmas könnyebbséget jelentene számunkra az elektronikusan aláírt szerződés. Számtalan ügyvéddel, jogásszal egyeztettem a témában az elmúlt évek során, figyeltem szakmai fórumokat is, bízva a megoldásban. Egyelőre azonban úgy tűnik még nem elfogadható  az elektornikus aláírás.

Dióhéjban: az elektronikus aláírás jogi hátterét az egész  EU-ban egységesen az eIDAS biztosítja. Ez azt jelenti, hogy csak olyan elektronikus aláírást használó rendszer elfogadható, ami rendelkezik ezzel a minősítéssel.

Én még ilyennel nem találkoztam, de írjátok meg bátran, ha Ti tudtok ilyenről.

Persze a szerződés létrejöhet elektronikus úton, azonban, ha jogvitára kerül a sor, akkor bizonyítani kell tudni, hogy az elektronikus aláírást valóban az arra jogosult tette meg és garantáltan nem más használta az ő jelszavát/aláírását. Nah, ez a része a macerás a dolognak.

A Te vállalkozásod, a Te szabályaid!

Beszéljünk végre arról is, ami a címben szerepel. Mert jó és nagyon fontos dolog a szerződés, de egy gördülékeny együttműködéshez a szerződésnél szoftabb eszközökre is szükség van. Virtuális asszisztensként, a munkavégzésünk természetéből adódóan roppant fontos a kommunikáció, a hatékony kommunikáció. Az ügyfeleinktől távol vagyunk, így ha nem kommunikálunk, nem kérdezünk, nem jelzünk vissza, akkor a másik oldalon ülő fél joggal kezd el

• aggódni,
• kétségbe vonni, hogy dolgozunk-e egyáltalán,
• dilemmázni, hogy elérhető vagy-e,
• stb.

Ezért érdemes a “játékszabályaidat” már az üzleti kapcsolat elején tisztázni. Ehhez természetesen Neked magadnak kell első körben meghatároznod a kereteidet. Azokat a határvonalakat, amikben Te kényelmesen mozogsz. Ha nem szeretsz telefonálgatni, akkor ne vállalj olyan munkát, ahol ez elvárás. Ha nem szereted, hogy az ügyfeleid random fölhívnak és folyamatosan kizökkentenek a munkából, akkor adj számukra alternatívát, teremtsd meg a lehetőségét annak, hogy akkor hívjanak föl, amikor számodra is alkalmas és nem zavarnak. Akár időpontfoglaló alkalmazás használatával.

Érdemes egyeztetni a kommunikációs csatornát, ahol beszélni/egyeztetni tudtok egy-egy feladat kapcsán felmerülő kérdésekről, illetve ahol a végeredményt várja az ügyfél.

Az ügyefeled, az üzleti partnered, nem a főnököd! Közös érdek a win-win munkakapcsolat, amit csak hatékony kommunikációval lehet hosszú távon fönntartani.

Sikeres, hosszú távú win-win együttműködéseket Neked!

#hajráVAM