Barion Pixel
Akár így is kezdhetném a mai cikkemet, hogy 10 dolog, amit eddig nem tudtál rólam… De azt gondolom, sokkal jobban jártok, ha inkább a vállalkozásotokkal foglalkozunk ma is. Ezt összekapcsolva kicsit velem, megmutatom ma azt az 5+5 dolgot, amit a kkv-dban átvehetsz a multiktól, s melyek azok a multis tulajdonságok, amiknek az ellentettjét a saját hasznodra fordíthatod!
Olvass tovább, ha érdekelnek a részletek 🙂
A cikk eredetiben az irodamanager oldalán jelent meg 2015.06.29-én, de még ma is bőven aktuális.
Általában nem szeretjük a multi cégeket, mert túl nagyok, szervezetlenek (legalábbis annak tűnnek). Többnyire fentről jön az irányítás, s nem kevés esetben egy olyan országból, aminek fogalma sincs hazánk működéséről… Pályám során volt szerencsém nekem is a kkv-knál eltöltött éveim után egy amerikai, s egy német multinacionális cégnél is dolgozni. Most szeretnék Nektek az ottani tapasztalataimból néhányat átadni.
Lehet utálni a multi cégeket, de azzal nem vagyunk előrébb 🙂 sokkal bölcsebb dolog viszont tanulni a példájukból, s a jó dolgokat lefordítani a mi kisvállalkozásunk helyzetére. A szerintünk rossz tulajdonságaiknak pedig, ha az ellenkezőjét csináljuk, akkor az a vállalkozásunk hasznára is válhat.

Nézzük először a jó dolgokat, amik nekünk is hasznunkra lehetnek:

  • ezt mi is könnyedén kivitelezhetjük, s nagy segítségünkre lehet. Ha még csak egyedül visszük a vállalkozásunkat akkor is érdemes folyamatokban gondolkodni.
  • Miért?
Mert ha van egy bejáratott folyamat, akkor az egyes részfeladatok elvégzése kevesebb időt fog igénybe venni, mintha minden egyes alkalommal mindent elölről kezdenénk.
Előbb-utóbb növekedni szeretnénk. Ehhez új munkatársat is fel kell venni, vagy kiszervezni 1-1 részfolyamatot. Hányszor hallom azt a kifogást, hogy “á, nem kell nekem segítség, mert mire elmondom, megmutatom, hogy mit kell csinálni, addig én is elvégzem a feladatot”. Nos, elviekben ez igaz is, DE! Ha alapvetően kész vannak a folyamataid, akkor azt bármikor átadhatod, kiszervezheted. Ha nincsenek folyamataid, de kell a segítség, akkor jó, ha egy olyan segítséget keresel, aki elsőre megérti, átlátja, s rendszerbe képes szervezni a dolgaidat. Ezzel a jövőre vonatkozóan is rengeteg időt, pénzt, energiát spórolsz meg.

Ha már megvannak a folyamatok:

  • Az automatizálható folyamatokat könnyedén kiszervezhetjük! Ezáltal rengeteg időnk megmarad. Mik ezek az automatizálható feladatok? pl.: könyvelőnek a számlák összegyűjtése, elküldése; számlázás; ügyfélszolgálati feladatok ellátása; e-mailek csoportosítása, rendszerezése; megbeszélések összehangolása, leszervezése, stb. webshopok esetén a csomagolás, postázás.

  • Folyamatok leegyszerűsítése. Sokszor előfordul, hogy hajlamosak vagyunk a megszokott dolgainkat a megszokott módon kivitelezni. Ha azonban végiggondoljuk, esetleg egy külső szem nézi végig a folyamatokat, lényeges időráfordítások takaríthatóak meg, akár csak egy olyan lépéssel, hogy például minden egyes árajánlat esetén új táblázatot, vagy word dokumetumot kezdünk formázni ahelyett, hogy elkészítetnénk egy sablont, s minden egyes alkalommal csak azt írnánk felül.

  • Érdemes időről időre a meglévő folyamatokat felülvizsgálni, s esetleg leegyszerűsíteni.

  • Mindenki azt csinálja, amihez ért.
Amíg kicsik vagyunk, hajlamosak vagyunk arra, hogy mindent magunk akarjunk megcsinálni. Most, hogy már lehetőség van KATA-ra is az adózásban, könyvelő sem kell nekünk…. (ez csak vicc, természetesen) Ez fantasztikus! 🙂 De belegondoltál abba, hogy mennyi plusz időráfordítást jelent Neked, s ezzel együtt bevétel kiesést, mire kiokosítod magad a KATA-ról, vagy a Microsoft Office programokból, esetleg még honlap-szerkesztésből, webgrafikából, rendezvényszervezésből, stb. Persze, persze, élethosszig tartó tanulás a jelen kor legnagyobb követelménye, s legjobban csak saját magadban bízhatsz meg, DE! mi lenne, ha olyan embereket választanál magad köré, olyan üzleti partnerekkel működnél együtt, akikben megbízhatsz, akik a Te nyelveden beszélnek. Hogy ennek mi az előnye, az IDŐ! amit azzal a munkával tölthetsz, amit szeretsz, amihez értesz. Éppen ezért sikeresebb leszel benne, mert nem fog visszavetni az a negatív érzés amit a nemszeretem, de elvégzendő munkák miatt érzel. Az élethosszig tartó tanulási igényedet pedig a szakmai fejlődésed terén elégítsd ki!

Nézzük a rossz tulajdonságok, amikben megelőzhetjük, “legyőzhetjük” őket:

  • Közelebb vagyunk az emberekhez, közöttük élünk. Éppen ezért jobban átérezzük a problémájukat, és azonnal tudunk megoldást kínálni – a vevők örülnek.
  • Szolgáltatásainkat, termékeinket egyedivé, a felmerülő igények kielégítésre tudjuk szabni – a vevők örülnek.
  • Az információ útja nálunk rövidebb. Így bármilyen problémára, kérésre rövidebb időn belül tudunk reagálni – újabb öröm a vevők oldalán.

  • A folyamatok felülvizsgálata, leegyszerűsítése nem igényel külön bizottságot, azokat bármikor felülírhatjuk, s ezzel megint csak időt nyerünk a multihoz képest.

  • Az utasítás belülről jön, s nem egy külső szervezettől. – a megrendelő boldog.
A multiknak pénze van, és sok országban jelenléte. Ezt a kettőt mi is elérhetjük akár kisvállalkozóként is, csak jól kell szervezni a dolgainkat!
Az adminisztrációs folyamataiddal hogy állsz? 🙂
Ha keresnél egy virtuális asszisztenst, akkor itt bátran megteheted.
Ha segítésgre van szükséged a keresés, kiválasztás kapcsán, itt jelentkezhetsz tanácsadásra.
Kiss-Márton Adrienn
HR szakember
#rendszer #folyamat #élethosszigtartótanulás #kkv #multi #virtuálisasszisztens

Ha úgy gondolod, hogy hasznos volt a bejegyzés, oszd meg bátran. Forrásként kérlek tüntesd föl ezt a cikket aktív linkkel! Köszönjük szépen.

További cikkek

Miért szakértő egy VA?

Miért szakértő egy VA?

A minap egy virtuális asszisztenssel kezdtem el beszélgetni. Egy óra múlva már folyamatépítő interim menedzserként távozott. Mi történt hatvan perc alatt?  Átbeszéltük, mit is csinál valójában. Mit ad az ügyfeleinek, és hogyan. Kicsit sem volt a hagyományos értelemben...

II. Évindító Országos VA találkozó – élménybeszámoló

II. Évindító Országos VA találkozó – élménybeszámoló

II. Évindító Országos VA találkozó a X. Magyar Marketing Fesztiválon!Mindig is érdekelt, hogy kik a virtuális asszisztensek (VA), miben tudnak segíteni? Esetleg Te is szívesen lennél VA, de nem tudod hol/hogyan kezdj neki? A rendezvényen megosztottuk a hazai piacon...