Akár így is kezdhetném a mai cikkemet, hogy 10 dolog, amit eddig nem tudtál rólam… De azt gondolom, sokkal jobban jártok, ha inkább a vállalkozásotokkal foglalkozunk ma is. Ezt összekapcsolva kicsit velem, megmutatom ma azt az 5+5 dolgot, amit a kkv-dban átvehetsz a multiktól, s melyek azok a multis tulajdonságok, amiknek az ellentettjét a saját hasznodra fordíthatod!
Olvass tovább, ha érdekelnek a részletek 🙂
A cikk eredetiben az irodamanager oldalán jelent meg 2015.06.29-én, de még ma is bőven aktuális.
Általában nem szeretjük a multi cégeket, mert túl nagyok, szervezetlenek (legalábbis annak tűnnek). Többnyire fentről jön az irányítás, s nem kevés esetben egy olyan országból, aminek fogalma sincs hazánk működéséről… Pályám során volt szerencsém nekem is a kkv-knál eltöltött éveim után egy amerikai, s egy német multinacionális cégnél is dolgozni. Most szeretnék Nektek az ottani tapasztalataimból néhányat átadni.
Lehet utálni a multi cégeket, de azzal nem vagyunk előrébb 🙂 sokkal bölcsebb dolog viszont tanulni a példájukból, s a jó dolgokat lefordítani a mi kisvállalkozásunk helyzetére. A szerintünk rossz tulajdonságaiknak pedig, ha az ellenkezőjét csináljuk, akkor az a vállalkozásunk hasznára is válhat.

Nézzük először a jó dolgokat, amik nekünk is hasznunkra lehetnek:

  • ezt mi is könnyedén kivitelezhetjük, s nagy segítségünkre lehet. Ha még csak egyedül visszük a vállalkozásunkat akkor is érdemes folyamatokban gondolkodni.
  • Miért?
Mert ha van egy bejáratott folyamat, akkor az egyes részfeladatok elvégzése kevesebb időt fog igénybe venni, mintha minden egyes alkalommal mindent elölről kezdenénk.
Előbb-utóbb növekedni szeretnénk. Ehhez új munkatársat is fel kell venni, vagy kiszervezni 1-1 részfolyamatot. Hányszor hallom azt a kifogást, hogy “á, nem kell nekem segítség, mert mire elmondom, megmutatom, hogy mit kell csinálni, addig én is elvégzem a feladatot”. Nos, elviekben ez igaz is, DE! Ha alapvetően kész vannak a folyamataid, akkor azt bármikor átadhatod, kiszervezheted. Ha nincsenek folyamataid, de kell a segítség, akkor jó, ha egy olyan segítséget keresel, aki elsőre megérti, átlátja, s rendszerbe képes szervezni a dolgaidat. Ezzel a jövőre vonatkozóan is rengeteg időt, pénzt, energiát spórolsz meg.

Ha már megvannak a folyamatok:

  • Az automatizálható folyamatokat könnyedén kiszervezhetjük! Ezáltal rengeteg időnk megmarad. Mik ezek az automatizálható feladatok? pl.: könyvelőnek a számlák összegyűjtése, elküldése; számlázás; ügyfélszolgálati feladatok ellátása; e-mailek csoportosítása, rendszerezése; megbeszélések összehangolása, leszervezése, stb. webshopok esetén a csomagolás, postázás.

  • Folyamatok leegyszerűsítése. Sokszor előfordul, hogy hajlamosak vagyunk a megszokott dolgainkat a megszokott módon kivitelezni. Ha azonban végiggondoljuk, esetleg egy külső szem nézi végig a folyamatokat, lényeges időráfordítások takaríthatóak meg, akár csak egy olyan lépéssel, hogy például minden egyes árajánlat esetén új táblázatot, vagy word dokumetumot kezdünk formázni ahelyett, hogy elkészítetnénk egy sablont, s minden egyes alkalommal csak azt írnánk felül.

  • Érdemes időről időre a meglévő folyamatokat felülvizsgálni, s esetleg leegyszerűsíteni.

  • Mindenki azt csinálja, amihez ért.
Amíg kicsik vagyunk, hajlamosak vagyunk arra, hogy mindent magunk akarjunk megcsinálni. Most, hogy már lehetőség van KATA-ra is az adózásban, könyvelő sem kell nekünk…. (ez csak vicc, természetesen) Ez fantasztikus! 🙂 De belegondoltál abba, hogy mennyi plusz időráfordítást jelent Neked, s ezzel együtt bevétel kiesést, mire kiokosítod magad a KATA-ról, vagy a Microsoft Office programokból, esetleg még honlap-szerkesztésből, webgrafikából, rendezvényszervezésből, stb. Persze, persze, élethosszig tartó tanulás a jelen kor legnagyobb követelménye, s legjobban csak saját magadban bízhatsz meg, DE! mi lenne, ha olyan embereket választanál magad köré, olyan üzleti partnerekkel működnél együtt, akikben megbízhatsz, akik a Te nyelveden beszélnek. Hogy ennek mi az előnye, az IDŐ! amit azzal a munkával tölthetsz, amit szeretsz, amihez értesz. Éppen ezért sikeresebb leszel benne, mert nem fog visszavetni az a negatív érzés amit a nemszeretem, de elvégzendő munkák miatt érzel. Az élethosszig tartó tanulási igényedet pedig a szakmai fejlődésed terén elégítsd ki!

Nézzük a rossz tulajdonságok, amikben megelőzhetjük, “legyőzhetjük” őket:

  • Közelebb vagyunk az emberekhez, közöttük élünk. Éppen ezért jobban átérezzük a problémájukat, és azonnal tudunk megoldást kínálni – a vevők örülnek.
  • Szolgáltatásainkat, termékeinket egyedivé, a felmerülő igények kielégítésre tudjuk szabni – a vevők örülnek.
  • Az információ útja nálunk rövidebb. Így bármilyen problémára, kérésre rövidebb időn belül tudunk reagálni – újabb öröm a vevők oldalán.

  • A folyamatok felülvizsgálata, leegyszerűsítése nem igényel külön bizottságot, azokat bármikor felülírhatjuk, s ezzel megint csak időt nyerünk a multihoz képest.

  • Az utasítás belülről jön, s nem egy külső szervezettől. – a megrendelő boldog.
A multiknak pénze van, és sok országban jelenléte. Ezt a kettőt mi is elérhetjük akár kisvállalkozóként is, csak jól kell szervezni a dolgainkat!
Az adminisztrációs folyamataiddal hogy állsz? 🙂
Ha keresnél egy virtuális asszisztenst, akkor itt bátran megteheted.
Ha segítésgre van szükséged a keresés, kiválasztás kapcsán, itt jelentkezhetsz tanácsadásra.
Kiss-Márton Adrienn
HR szakember
#rendszer #folyamat #élethosszigtartótanulás #kkv #multi #virtuálisasszisztens