Pályám legelején, 2001 környékén már bőven kezdett kirajzolódni, hogy a könyvelés és a bérszámfejtés külön szakma. Az évek során egyre inkább ez a trend, hogy a napról napra változó jogszabályok, törvények, rendeletek miatt a bérszámfejtés, munkaügy speciális, naprakészen tartott szakértelmet kíván. ( A cikk eredetije az irodamanager oldalamon jelent meg 2015-ben, de még mindig aktuális, így leporoltam kicsit és újra elővettem. A bejegyzés semmilyen cég reklámozására nem szolgál, pusztán ismeretterjesztő szándékkal íródott.)

Nézzük külön a bérszámfejtést:

Persze, amíg minden alkalmazottad az ábrán látható paraméterekkel rendelkezik, addig bőven elegendő egy bérprogramba bepötyögni az alap adatokat, s az máris leszámfejti a dolgozók bérét.

De! azt nagyon sokan elfelejtik, hogy a munkavállalók nem feketék, vagy fehérek, hanem emberek, s emiatt, ahány ember, annyi probléma, annyi ügy, annyi féle variáció a számfejtés tekintetében is. A másik dolog, hogy a bérprogramba is valakinek föl kell vinnie az adatokat, azt munkavállalónként paraméterezni kell. Ha nem ismerjük minden paraméter munkabérre gyakorolt hatását, könnyen generálhatunk téves számfejtéseket. Az emberek pedig a fizetésükre a legkényesebbek. Emiatt hatalmas probléma, ha valamit elrontunk, rosszul csinálunk, tévesen állítunk be. A bérszámfejtés során kezelt adatokra a munkavállalónak élete végéig szüksége van. Elég, ha csak a nyugdíjra gondolunk, vagy egy betegség esetén a táppénzre. Fontos, hogy a bérszámfejtést szakemberre bízzuk, aki naprakész tudással rendelkezik adózás, TB témakörben.

És akkor még nem is beszéltünk a most frissen aktuálissá vált rengeteg jogszabályi változásról az adók, járulékok, kedvezmények tekintetében. Erről frissülő írásunkat itt olvashatod.

Ami a munkaügyi adminisztrációt illeti:

Gondolhatnánk, hogy ez csak papír munka, letöltjük az internetről a szerződést, s havonta kitöltjük a jelenléti ívet, amit megveszünk a papírboltban, aztán mikor leszámol a munkavállaló  akkor is előásunk valahonnan valami papírokat. Sajnos ez sem így működik. Nagyon fontos, hogy a munkaszerződés tartalmazzon minden kötelező elemet, és speciális kitételeket a munkakörre vonatkozóan. Most azt gondolhatjuk ez mind nem fontos, de egy esetleges munkaügyi per során, nem is beszélve a munkaügyi ellenőrzésről, komoly problémáink adódhatnak. Ha belépett a munkavállaló a cégünkhöz, akkor el kezd élni a céggel együtt, ha változás történik az ő életében, vagy a cég életében, mely hatással van az ő munkavégzésére, akkor azt dokumentálni, adminisztrálni kell. Ha beteg a munkavállaló, üzemi baleset érte, vagy gyermeket szült, az is mind, mind adminisztrációval, dokumentációval jár. És akkor még nem is beszéltünk a munkaviszony megszűnéséről. Itt sem mindegy, hogy milyen formában szüntetjük meg, vagy szünteti meg a munkavállaló a munkaviszonyát. Mit tehetünk, hogyan tehetjük meg, stb.

Ha könyvelő irodával szerződsz és ők vállalják a bérszámfejtést is, érdemes átbeszélned velük, hogy részükről ez pontosan mit is takar. A kellemetlenségek elkerülése érdekében az alábbi kérdéseket is érdemes föltenned, illetve ezekkel tisztában lenned:

• a munkavállalók munkaszerződéseit segítenek elkészíteni?
• nyomon követik a jogszabályi változásokat és értesítenek Téged róla, hogy milyen hatással van a cégedre, alkalmazottaidra?
• milyen csatornán, hogyan zajlik a kommunikáció majd az együttműködés során?

Ha a fenti kérdésekre nem kapsz kielégítő választ, érdemes olyan szakemberhez fordulni ezen a téren, aki a bérszámfejtést, és a munkaügyi adminisztrációt ellátja a céged számára.

Ezek a kérdések minden időben aktuálisak, de a jelenlegi helyzetben talán még sokkal fontosabbá is válnak. Érdemes megfontoltan kiválasztanod a partnereidet ebben a témában is.

Kövesd nyomon a változásokat cikkünkkel, amit folyamatosan frissítünk az új rendeletekkel.

“Rendszerezve, rendszerben, kicsiben is!”

Kiss-Márton Adrienn
HR szakember
VAM alapítója