"Nem minden online szakember virtuális asszisztens.
De minden virtuális asszisztens online szakember."
– Kiss-Márton Adrienn
A virtuális asszisztencia nem egyetlen szakmát vagy feladatkört jelöl.
A virtuális asszisztens olyan önálló szolgáltató, aki saját szaktudásával, jellemzően online kapcsolódik egy vállalkozás működéséhez, és külső partnerként, operatívan is támogatja annak mindennapi vagy speciális feladatait.
Lehet adminisztratív, pénzügyi, HR-, marketing-, kommunikációs, ügyfélkezelési vagy akár rendszerspecialista. A lényeg nem az, hogy milyen feladatot végez, hanem az, hogy saját szaktudásával hogyan kapcsolódik be a megbízó működésébe.
A virtuális asszisztencia nem egy szakma – hanem egy működési forma
Nincs egyetlen olyan tudás vagy feladatlista, amely minden virtuális asszisztenst meghatároz.
A „virtuális asszisztens” megnevezés önmagában nem mondja meg, hogy valaki mihez ért. Azt mutatja meg, hogyan dolgozik együtt a megbízóival.
A VA önálló szolgáltatóként, saját szakmai felelősséggel, jellemzően távolról kapcsolódik egy vagy több vállalkozás működéséhez, és saját szaktudását ezek támogatásában használja.
Ezért amikor virtuális asszisztenst keresel, valójában nem az az első kérdés, hogy:
„Hol találok egy VA-t?”
Hanem az:
„Milyen tudásra és támogatásra van szükségem a vállalkozásomban?”
Mitől lesz valaki virtuális asszisztens?
A virtuális asszisztensek nagyon különböző területeken dolgozhatnak, de a működésükben vannak közös pontok.
Saját szaktudással rendelkezik
- Nem attól válik valaki virtuális asszisztenssé, hogy otthonról vagy online dolgozik. Szolgáltatása mögött olyan tudás, tapasztalat és kompetencia áll, amelyre más vállalkozásoknak szükségük van.
Vállalkozások működését támogatja
- A VA saját szaktudásával operatívan is bekapcsolódik a megbízó működésébe. Nem csupán javaslatot tesz arra, mit és hogyan kellene megoldani: részt vesz a megvalósításban, működtetésben vagy koordinációban is.
Önálló szolgáltatóként működik
- A virtuális asszisztens nem a megbízó alkalmazottja. Saját vállalkozása keretében nyújt szolgáltatást, és maga felel saját vállalkozói működéséért.
Partnerként kapcsolódik a megbízóhoz
Az együttműködés nem pusztán feladatok kiosztásáról és végrehajtásáról szól. A VA megismeri az általa támogatott terület működését, önállóan dolgozik a rá bízott feladatokon, és saját szakmai tudásával is hozzájárul a folyamatokhoz.
Mi a különbség egy online szakember és egy virtuális asszisztens között?
Online szakember
- Saját szaktudására épülő szolgáltatást nyújt online
- Lehet például HR-es, pénzügyi szakember, grafikus, marketinges, tanácsadó vagy rendszerspecialista.
- Szolgáltatása nem feltétlenül kapcsolódik be tartósan egy másik vállalkozás operatív működésébe.
- Nem minden online szakember VA.
Virtuális asszisztens
- Saját szaktudására épülő szolgáltatást nyújt.
- Lehet például HR-es, pénzügyi szakember, grafikus, marketinges vagy rendszerspecialista.
- Szaktudásával több vállalkozás operatív működésébe, folyamataiba kapcsolódik be.
- Minden VA online szakember.
A különbség tehát nem a szakmai tudás szintjében van, hanem abban, hogyan kapcsolódik a szakember a vállalkozás működéséhez.
Egy virtuális asszisztensnek ugyanúgy lehet pénzügyi, HR-, marketing-, kommunikációs vagy technológiai szaktudása, mint bármely más szolgáltatónak. A VA ezt a tudást arra használja, hogy külső partnerként, operatívan is bekapcsolódjon a vállalkozás működésébe.
Nem csupán tanácsot ad arról, hogyan kellene megoldani egy feladatot vagy kialakítani egy folyamatot. A megvalósításban is részt vesz: működteti, koordinálja vagy elvégzi a rá bízott feladatokat.
Vagyis a vállalkozónak nem egy újabb teendőlistája lesz arról, mit kellene megcsinálnia – hanem egy partnere, aki a saját szakterületén a megvalósításból is részt vállal.
A háttérország szakértői
Egy vállalkozás működéséhez nemcsak jó ötletekre, stratégiára és szakmai tanácsokra van szükség. Valakinek a megvalósítást is kézben kell tartania.
Rendszereket kell működtetni, folyamatokat összefogni, ügyfelekkel kommunikálni, adatokat kezelni, feladatokat koordinálni – és gondoskodni arról, hogy mindaz, amit a vállalkozás megtervezett, a mindennapokban is működjön.
Ebben van fontos szerepük a virtuális asszisztenseknek.
Ők is szakemberek. Saját tudással és tapasztalattal – csak nem kívülről mondják meg, hogyan kellene működnie a vállalkozásnak, hanem bekapcsolódnak a megvalósításba.
Ők a vállalkozás háttérországának szakértői.
Mit jelent ez neked megbízóként?
Elsősorban azt, hogy nem egyszerűen „egy virtuális asszisztenst” kell keresned.
Azt kell meghatároznod, milyen tudásra és támogatásra van szükséged a vállalkozásodban.
Lehet, hogy túl sok idődet viszi el az adminisztráció. Lehet, hogy valakinek át kellene vennie az ügyfélkommunikáció egy részét. Vagy éppen pénzügyi adminisztrációban, HR-ben, marketingben, projektkoordinációban vagy egy digitális rendszer működtetésében lenne szükséged segítségre.
Az is lehet, hogy pontosan tudod, min kellene változtatni, csak nincs időd, kapacitásod vagy megfelelő tudásod a megvalósításhoz.
És mindez még nem feltétlenül jelenti azt, hogy erre a feladatra munkatársat kell felvenned.
Egy megfelelő szaktudással rendelkező virtuális asszisztens külső partnerként kapcsolódhat be a vállalkozásodba, és nemcsak tanácsot ad, hanem részt is vesz a megvalósításban.
Így azt a tudást és kapacitást vonhatod be a vállalkozásodba, amelyre valóban szükséged van – ott és akkor, ahol szükséged van rá.
Mit képvisel a VAME?
A Virtuális Asszisztensek Magyarországon Egyesület azért dolgozik, hogy érthetőbbé és átláthatóbbá tegye a virtuális asszisztenciát Magyarországon, és támogassa a szakmai tudásra, felelős vállalkozói működésre és etikus együttműködésre épülő szolgáltatói piac fejlődését.
Kutatjuk a hazai VA-piacot, tudást osztunk meg, közösséget építünk, és kapaszkodókat adunk ahhoz, hogy a virtuális asszisztensek felkészültebb szolgáltatóként működhessenek, a megbízók pedig tudatosabban választhassanak közülük.
