A virtuális asszisztensek (VA) számára a home office nem újdonság. Többen régóta működtetik sikeresen, hatékonyan ilyen formában vállalkozásokat támogató szolgáltatásukat. Korábban, a VA-k körében végzett felméréseinkből kiderült, hogy többségüknél a VA vállalkozás beindításának fő motivációja a rugalmas munkavégzés volt, melyhez könnyen igazítható a gyermekeik napirendje. A koronavírus kapcsán kialakult helyzet azonban az ő napi rutinjukban is hozott változást bőven, mikor 2020.március 13-án Orbán Viktor bejelentette az iskolák bezárását a járvány terjedésének lelassítása érdekében. Mai cikkünkhöz megkértünk pár virtuális asszisztenst, válaszoljanak kérdéseinkre, milyen megoldásaik vannak a home office és a home schooling összeegyeztetésére. Összeállításunkkal erőt szeretnénk adni, kiutat mutatni azoknak a családoknak, akiknél most teljes káosz lett a munka-magánélet egyensúly (?). Szokásunkhoz híven nem tagadjuk le, hogy bizony számunkra sem kis kihívás ez az új állapot, de a megoldásokra fókuszálunk. 

Dudásné Sulik Orsolyát kérdeztük, aki VAM nagykövetként is sokat tesz a hazai VA-k megítéléséért.

Mi jelentette számodra a legnagyobb kihívást, mikor anno belevágtál az otthonról történő munkavégzésbe?

A rengeteg tanulnivaló, a szoftverek, applikációk, ami mind hasznos és most már a mindennapi munkámban elengedhetetlenek. Ezek meg- és kiismerése. Illetve az ügyfelek kérésére újabb és újabb rendszerek, szoftverek megtanulása. Megfelelő tananyag beszerzése.

Mi motivált abban, hogy belerázódj ebbe a nem megszokott létformába, milyen megoldásaid voltak erre?

A benne rejlő lehetőség motivált. Továbbá az, hogy nem kell a munkába járás idejét elvesztegetni. Megoldásom pedig a rendszer kialakítása, azaz az órarendszerű munkabeosztásom volt. Illetve a heti és napi listák készítése.

Változott valami az otthoni irodádban a COVID19 kapcsán?

Természetesen igen. Van ügyfél, akinél több munka lett, és van sajnos olyan is, akinél drasztikusan kevesebb. A gyerekek home schooling-ja pedig teljesen borít mindent. Tehát megváltozott a jól kialakult heti rendszer, a házi feladatok pedig reggel 8 – este 8 között bármikor érkezhetnek. Elmaradni pedig nem szeretnénk semmivel sem.

Milyen stratégiát választottál a mostani nehézségek megoldására?

A „Hogyan együnk meg egy elefántot?” elv alapján állítottam át az agyam az első káosz érzés után. Miszerint a válasz egyszerű. „Falatonként. „ Ez a helyzet annyira új mindenkinek, hogy szépen alkalmazkodni kell hozzá és lépésről lépésre „falatról – falatra” kell feldolgozni a problémát, elfogyasztani a tengernyi feladatot, ami 1000 platformon keresztül ömlik ránk.

Van valami üzeneted azok számára, akik most csöppentek home office-ba és nyakukba kapták mellé a home schoolingot is?

Ugyanezt, amit magam is alkalmazok. Hiszem, hogy szépen lassan minden kialakul, lecsillapodik a káosz. Majd mindenki a magának megfelelő rendszerben, órarendben tud dolgozni és tanulni. Ami pedig ennél is fontosabb, hogy tudatosítani kell a gyerekekkel, hogy ez nekünk szülőknek is kemény helyzet. Így az ő együttműködésükre és segítségükre is hatalmas szükség van. Legyen az a házimunkában való részt vállalás, vagy a rugalmasabb hozzáállás.

Eddigi tapasztalataid alapján azon munkáltatóknak, akik nem bíznak a home office munkavállalóikban mit üzennél?

Az elvégzett munka eredményét úgyis látni fogják. Természetesen azt is, ha nincs eredmény. A bizalmatlan munkáltatóknak olyan időmérő applikációt ajánlanék, ahol a rendszer képernyőmentést csinál minden 10. percben.

Ha maradt Benned bármi a témával kapcsolatban, amire nem kérdeztem rá, de fontosnak tartod, oszd meg nyugodtan.

Saját tapasztalatom. Mivel a mi munkánk legtöbbet emlegetett kifejezése a DELEGÁLÁS, így ez családon belül is működik. A 4.-es kisfiam, remekül tud matekozni az 1. osztályos kislányommal. Anyukám, akivel most nem találkozhatunk személyesen, Videochaten tud házit kikérdezni, és tanulni is olykor az unokákkal. Illetve a gyerekeket megkértem, hogy vállaljanak nagyobb részt a könnyebb házi munkákban.

Másik része: Látom számos szülő irgalmatlanul szenved a most kötelezően használandó technikai eszközökkel és szoftverekkel, így nekik mindig nagyon szívesen segítek, amiben csak tudok.

Orsival itt tudod felvenni a kapcsolatot: 

 

Szilágyi Zita is a VAM közösségünk oszlopos tagja, neki köszönhetjük a VAM logónkat.

Hány éve kezdted a home office-t?

2009 eleje óta vagyok itthon, 3 gyermekem született. 2 éve kezdtem el az online vállalkozás felépítésével foglalkozni, hivatalosan tavaly januárban lettem vállalkozó, tehát ez a második évem home office-ban, de több mint egy évtizede nem járok el itthonról dolgozni.

Mi jelentette számodra a legnagyobb kihívást, mikor annak idején belevágtál?

Az előbbi válaszom alapján talán sejthető, hogy a gyerekvállalás miatt kiesett közel egy évtized után kellett megtalálnom az új utam. Közgáz egyetemet végeztem, korábban a bankszférában dolgoztam, abban biztos voltam, hogy oda nem szeretnék visszakerülni. Sokkal jobban vonzott a kisvállalkozások világa, ugyanakkor ez a terület új volt számomra. Bele kellett rázódni egy merőben új élethelyzetbe.

Mi motivált abban, hogy kialakítsd az otthoni irodádat, milyen megoldásaid voltak erre?

Szerettem volna bebizonyítani magamnak, hogy ennyi év kihagyás után is értékes munkát tudok végezni, vissza tudok rázódni az üzleti életbe. Emellett persze fontos volt számomra a rugalmasság, hogy továbbra is a gyerekeim mellett maradhassak, ha éppen szükségük van rám. Így kézenfekvő volt, hogy olyan megoldást keresek, ami maximális rugalmasságot biztosít számomra a munkaidő beosztást illetően. Így egyéni vállalkozó lettem, annyi munkát vállalok, amennyit reálisan el tudok végezni, olyan határidőre, amit biztosan tartani tudok.

Változott valami a megszokott munkavégzéseben a COVID19 kapcsán?

Természetesen változott. Hirtelen sokan lettünk itthon. Míg eddig a hétköznapok nagyrészét magányosan töltöttem az otthonunkban, most folyamatosan itthon van egy óvodás és két iskolás gyermekem, sőt néhány napja már a férjem is home office-ra váltott, azaz ötszörös lett a létszám, ami a háztartási teendőket is megsokszorozta. Ezzel együtt – és ez szerencsés egybeesés jelen esetben – a munkám is kevesebb lett, mivel ügyfeleim többsége is anyuka. Ez azért is szerencsés, mert át tudjuk érezni egymás helyzetét, mindenki érzi, hogy most kicsit eltolódott a fókusz az eddigi dolgokról. Lassítunk a munkatempón, és ezt mindenki elfogadja, így hozta az élet, alkalmazkodunk.

Milyen stratégiát választottál a mostani nehézségek megoldására?

Még nem telt el sok idő, nagyon az elején járunk, ha lehet hinni a híreknek. Az első héten leginkább a túlélésre mentem, hogy minden időben meglegyen, aminek meg kell lennie. A későbbiekre az a tervem, hogy próbálom jobban rendszerezni, tömbösíteni a feladatokat. Elérni, hogy napközben is legyen 1-1 órám, amikor tudok foglalkozni a saját üzleti dolgaimmal. Az első héten erre alapvetően az esték maradtak.

Mit üzensz azok számára, akik most csöppentek a home office-ba és nyakukba kapták mellé a home schoolingot is?

Ha már kicsit lenyugodtak a kezdeti hullámok, kezd letisztulni a káosz, akkor lépjünk egyet hátrébb, és gondoljuk át a prioritásokat, a napi/heti feladatokat. Alakítsunk ki egy napirendet közösen a gyerekekkel. Az enyémek alig várják a reggeli „megbeszéléseket”, amikor mindenki elmondhatja a kívánságait, majd ezek figyelembevételével egy papírra leírjuk a napi menetrendet. Ehhez szépen tartják is magukat. Nekik is nagyon fontos a kiszámíthatóság, és így én is jobban tudok tervezni. Igyekszem őket minél nagyobb önállóságra ösztönözni a tanulás kapcsán, szerencsére szeretnek tanulni, még az óvodás is elvárja, hogy kapjon feladatokat, amíg a többiek csinálják a házit. Minden nap van levegőzés, testmozgás is, de talán ezt mondani sem kell, mennyire fontos egy gyermek számára.

Eddigi tapasztalataid alapján azon munkáltatóknak, akik nem bíznak a home office munkavállalóikban mit üzennél?

Bízom benne, hogy a mostani helyzet egyik pozitív hozadéka lehet, hogy sokkal elterjedtebbé válik a home office. Azok a cégek, akik eddig halogatták ennek a bevezetését, most a kényszer hatására megtették. A munkáltatók bizonyára fel fogják ismerni a helyzet pozitívumait és a jövőben nyitottabbak lesznek erre a megoldásra, ami sok munkavállaló számára megkönnyítheti az elhelyezkedést.

Maradt Benned esetleg valami, amire nem kérdeztem rá, de fontosnak tartod elmondani?

Talán annyi, ha ez releváns, hogy a home office világában megszerzett digitális készségeimet szerencsére nagyon jól tudom hasznosítani a home schooling területén is. Most mód van arra, hogy a gyerekeimnek is megtanítsak hasznos dolgokat, amire eddig nem is gondoltam, mert alapvetően igyekszem őket távol tartani a képernyőktől. Örömmel támogatom a pedagógusokat és az osztálytárs szülőket is, hiszen vannak olyanok köztük, akiknek teljesen új ez a világ. Tudják, hogy bármikor fordulhatnak hozzám kérdéseikkel, én pedig hálás vagyok, hogy tudom őket segíteni.

Zitával oldalát itt találod

 

Péter Éva több éve támogat vállalkozókat, a keres-kínál csoportunk oszlopos moderátora

Hány éve vágtál bele az otthonról történő munkavégzésbe?

Nehéz pontosan megválaszolni ezt a kérdést. Mert dolgoztam itthonról például a Gyes alatt is, de 2-3 éve dolgozom itthonról, főállású vállalkozóként.

 

Mi jelentette számodra a legnagyobb kihívást az elinduláskor?

Egy új vállalkozás esetében talán természetes, hogy az ügyfélszerzés jelentette a legnagyobb kihívást. Maga a Home Office nem jelentett gondot, de ez nem jelenti azt, hogy rögtön ugyanazon a szinten tudtam volna végezni a munkámat mint ma. Az általam használt hardverek és szoftverek száma azóta drasztikusan megnövekedett és persze a minőségük is változott. Mivel jellemzően nem órabér, hanem projekt alapon keresem a pénzt, így elemi érdekem az elérhető legjobb eszközökkel dolgozni.

Introvertált lévén a bezártságot jól bírom. Kifejezetten örülök neki, hogy nincs az „irodámban” senki más. Hatékonyabban megy így a munkavégzés és az így megmaradt szabadidőmet azokkal tölthetem, akikkel igazán szeretném. Az viszont gondot jelent a home office-ban, hogy akár a legapróbb kérdést is egészen nagy macera feltenni és valószínűleg a válasz sem érkezik meg rá azonnal, elakad a munka.

 

Mi motivált abban, hogy a nehézségek ellenére ne add fel? Milyen megoldásaid voltak erre?

A home office számomra mindig is egy cél volt, nem pedig kérdés. Amióta itthonról (és a saját vállalkozásomban) dolgozom, sokkal nyugodtabb vagyok. Nincs az a „már megint hétfő” érzésem, és sokkal kiszámíthatóbb az életem. Azt viszont nem szeretem, hogy a hétvégémet is részben az „irodámban” töltöm, emiatt szigorú szabályokat kellett felállítani. Pénteken, ha kell éjszakába nyúlóan dolgozom, de hétvégén csak akkor kapcsolom be a gépet, ha valahol tényleg „ég a ház”. A telefonomon nincsen mobilinternet és közösségi médiás alkalmazások, így nehezebben tudnak elérni és én sem szakítom meg a hétvégémet azzal, hogy olyan üzeneteket olvasok, amelyek teljesen ráérnének hétfő reggel is. Mindenkit erre bíztatok, hogy aki heti 5 napot, napi 8-10-12 órát online van, a maradék időben erősen törekedjen az offline kikapcsolódásra.

 

Változott valami a kis irodádban a COVID19 kapcsán?

Igen, hatalmasat változott. A nagycsoportos lányom és az elsős fiam itt van velem. Szerintem minden anya pontosan tudja, hogy milyen nagy kihívás betartatni a napirendet és végigvinni egy teljes napot 2-3 kicsivel. Regelizz meg, öltözz át, mossál fogat stb. Most mindemellett még ugyanúgy le kell dolgoznom azt a napi 8-10 órát, amit szoktam (mert szerencsére nálam még nincsen konkrét hatása a gazdasági visszaesésnek). Már ez is bőven elég kihívás lenne, de most megjelent a digitális oktatás is az otthonunkban. Én naívan azt gondoltam, hogy majd egy internetkapcsolattal bíró eszköz segítségével és némi támogatással itthonról zajlik majd az iskolai oktatás. A valóság sajnos ettől fényévekre van.  A tanárok a feladatokat a Google Classrom nevű alkalmazáson keresztül küldik ki számunkra és azon keresztül is kell beadnunk őket. Minden feladatot nekünk kell felolvasni és elmagyarázni a gyereknek. Van, ami folyamatos jelenlétet igényel, de van olyan is, ami leköti pár percre és utána kell javítanom. Ha jó, akkor pedig lefotózom és feltöltöm a felületre.

Sajnos több gond is adódik ezzel. Én nem vagyok tanár. Már nem tudok szolmizálni, énekelni meg sohasem tudtam. Én úgy mondom, hogy 5 mínusz 4 egyenlő 1, a fiam meg nem tudja miről beszélek, amikor szerinte 5 ből 4 egyenlő egy. Nem sikerült jól a magyar sem, mert nem jól kötötte össze a fiam a betűket, amit bevallok, az én „bármitelolvasok” szemem már régen nem vesz észre. Nem egy feladat volt persze olyan is, ami engem is komolyan gondolkodóba ejtett és ha lenne több időm, örömmel venném az ilyesmit, de a mostani túlhajszolt helyzetben leginkább csak felzaklat.

Nehezményezem a jelenlegi helyzetben azt is, hogy bár óriási a felelősség a szülőn, mégis a gyerek lesz értékelve. Mert, ahogy én magyarázom, ahányszor kijavítom, úgy fog sikerülni a feladat. Ha nekem nincs több időm és türelmem, az a fiam eredményein fog meglátszódni. További nehézség még a napi rengeteg e-mail nyomon követése és az az adminisztráció, ami a feladatok feltöltésével jár.

Páran jeleztük az osztályban az ezzel kapcsolatos nézeteinket, nehézségeinket, de úgy tűnik csak süket fülekre találtunk. Megkaptuk, hogy élveznünk kellene a gyerekkel együtt töltött időt és a felnőtt feladatok mellett igenis lehetséges a gyerekre is figyelmet fordítani. Egészen pontosan azt is leírták, hogy higgyük el, nekik a legnehezebb. Hát sajnos ebben az esetben azt hiszem nincs miről vitatkozni.

Tehát összefoglalva a vírus miatt a munkaidőm egyelőre egy behatárolhatatlan masszává változott. Dolgozok minden nap estig és hétvégén is, amit még kell. A tanulás is hasonlóan alakul. Csináljuk, amikor tudjuk, főleg hogy ez nem csak rajtunk múlik. Este 8-kor mégsem állhatunk neki írást gyakorolni, amikor nekünk végre időnk lenne rá.

Milyen stratégiát választottál a mostani nehézésgek megoldására?

Az első és talán egyetlen konrkét lépésem az volt, hogy elkezdtem ebédet rendelni, ezzel csökkenteni tudom a bevásárlások számát és rengeteg időt spórolok meg. A helyzet még jelenleg is annyira képlékeny, hogy nem lehet komoly felkészülési tervet kialakítani. A férjem is vállalkozó, nem tudjuk melyikünknek mennyi munkája lesz a jövőben. Ha az egyikünknél nagyon visszamegy a munkamennyiség, akkor nagyobb kapacitásunk lesz a családi háttérfeladatokra, viszont ha mindkettőnknél komoly gondok lépnek fel, akkor arra fogjuk az energiáinkat fordítani, hogy mivel tudjuk az alapvető anyagi biztonságot megteremteni a családunknak.

Van valami üzeneted azok számára, akik most csöppentek a home office-ba és nyakukba kapták mellé a home schoolingot is?

El sem tudom képzelni milyen nehéz lehet, mert én legalább a munkámat a megszokott környezetemben végzem a megszokott eszközeimmel. Mondanám, hogy segítsünk egymásnak, de tudom, hogy nagyon nehéz, minden helyzet nagyon egyedi. Én azt tanácsolom mindenkinek, hogy mérlegeljen és ne próbáljon minden elvárásnak mindenáron megfelelni, mert ez egy hosszútávfutás lesz és nem fulladhatunk ki a második kör végén!

Eddigi tapasztalataid alapján azon munkáltatóknak, akik nem bíznak a home office munkavállalóikban mit üzennél?

Én teljesen megértem a félelmeiket. Nagyon nehéz manapság megbízható munkavállalót találni, home office esetében pedig ez még fokozottabban van jelen. Viszont nem fordíthatjuk el a fejünket a probléma elől. Az igény létezik és igenis bőven megvannak az előnyei munkaadói szempontból is. Kicsit szemléletet kell váltani és át kell gondolni a feladatokat és a munkamódszereket, de én tisztán látom, hogy teljesen szemmel tartható a termelékenység és kidolgozhatók a munkafolyamatok úgy, hogy az mindkét fél számára kielégítő legyen.

Éva oldalát itt találod

Cikkünk 2 részes, olvasd el a többi interjút is a témában.