Papírmentes iroda – akár home officeban is
Az üzleti világ folyamatosan változik, a cégek egyre inkább a fenntarthatóság és a digitalizáció felé fordulnak. A papírmentes iroda kialakítása pedig nem trendi kezdeményezés, hanem egy átfogó stratégia, amely számos előnnyel jár, annyira, hogy az Ügyfélkapu megszűnése és az új Ügyfélkapu+ bevezetése is azt jelzi, hogy a digitalizáció felé történő elmozdulás már nem várhat tovább. De miért izgalmas, előremutató egy papírmentes iroda? Íme ebben a cikkben (a jogi megfelelőségről majd Dr. Kósa Ferenc előadásán) a legapróbb részleteket is megtudod!
Miért jó a papírmentes iroda?
Mert számos olyan előnnyel jár, amelyek mind a vállalkozások, mind a környezet számára kedvezőek. Különben sem 1990-ben vagyunk, amikor hatalmas vasszekrényekben iktatjuk a printelt iratokat és rendszerezzük őket valamilyen rendszer (leginkább betűrend vagy időrend) szerint. Ma már a technológia lehetővé teszi, hogy digitálisan kezeljük a dokumentumokat, ami nemcsak a hatékonyságot növeli, hanem a környezetet is megkíméli. És jelentős változásokat hoz a munkahelyi környezetben, amelyek mind a vállalkozások, mind a környezet számára kedvezőek. De miért érdemes papírmentes irodára váltani? Íme az érveink.
Mert nő a hatékonyság
A papíralapú munkafolyamatok lassúak és rendkívül időigényesek, a fizikai dokumentumok keresgélése és kezelése sok esetben órákat emészthet fel, miközben a digitális megoldások lehetővé teszik, hogy az információk azonnal hozzáférhetőek legyenek, bármikor, bárhol.
Az automatizált munkafolyamatok miatt a papírhasználatot teljesen kiiktathatjuk, ezáltal jelentős időmegtakarítást érhetünk el. A manuális munka minimalizálása nemcsak gyorsabbá, hanem pontosabbá is teszi a munkát, mivel csökkenti a hibázás lehetőségét.
Csökkennek a költségeink
A papírhasználat kidobott pénz. A papír, a tintapatronok, a nyomtatók, a tároló helyek mind komoly költségeket jelenthetnek a cégek (különösen a kisebb cégek) számára. A papírmentes iroda kialakításával ezek a költségek jelentősen csökkenthetők, hiszen már nem szükséges papírt vásárolni, tárolóhelyet biztosítani, vagy folyamatosan karbantartani a nyomtatókat (és állandóan patront venni). Ezen kívül az adminisztrációs terhek mérséklődése mellett a papíralapú iratok kezelése és tárolása is megszűnik, ami hosszú távon jelentős megtakarítást eredményezhet.
Fenntarthatóbb
A papírgyártásnak komoly környezeti hatásai vannak, brutálisan sok fát vágnak ki azért, hogy végül papír legyen belőlük. A papírmentes iroda nem csak gazdasági, hanem környezeti szempontból is rendkívül fontos lépés. Ha kevesebb papírt használunk, hozzájárulunk a természet védelméhez, miközben csökkenthetjük a cégünk ökológiai lábnyomát. És szuper imidzsnövelő
Biztonságos
A digitális dokumentumkezelés kényelmes, biztonságosabb, mint a papíralapú, az iratok könnyen menthetők, rendszerezhetők, és visszakereshetők, a jogosultságok beállítása is egyszerűsödik. A digitális tárolás lehetővé teszi, hogy a dokumentumokat titkosítsuk, és csak a megfelelő személyek férhessenek hozzájuk, míg papíralapú tárolás esetén mindig fennáll a veszély, hogy valaki jogosulatlanul fér hozzá valamihez, vagy hosszabb tárolás esetén eláznak, olvashatatlanná válnak a dokumentumok. Ezen kívül a digitális adatkezelés jelentősen csökkenti az elveszett vagy sérült dokumentumok kockázatát is.
Persze számtalan más előnye is van, erről beszél majd a IV. Évindító Országos VA találkozón Dr. Kósa Ferenc ügyvéd, a Magyar Elektronikus Aláírás Szövetség Egyesület elnöke. Fontos: ne egy unalmas előadásra készülj, szuper lesz, szemfelnyitó!
