Átlátható pénzügyek, kevesebb stressz
ezért érdemes szakemberre bízni
Virtuális asszisztensként gyakran tapasztalom, hogy a pénzügyi adminisztráció az egyik olyan terület, ahol rengeteg felesleges idő és energia megy el, ha nincs megfelelő rendszer a háttérben, pedig nem kellene így lennie.
Vannak helyzetek, amikor egy számlázó program, vagy Excel táblázat is elegendő lehet.
Egy bizonyos szint felett azonban elkerülhetetlenül bekövetkezik, hogy a vállalkozó a mindennapi működésben már nem tudja követni a számlákat, a könyvelő viszont csak akkor tud pontosan dolgozni, ha minden dokumentum időben a rendelkezésére áll. Kettejük együttműködését ráadásul sokszor nehezíti az általuk használt eltérő nyelvezet. Tipikus szituáció, hogy a vállalkozó nem, vagy nem pontosan azt érti, amit a könyvelő közölni szeretne. Legtöbbször hiányzik a két szereplő közötti „híd”, aki összeköti a két oldalt, “tolmácsolni” tud a két fél közötti kommunikációban.
Itt jövök be én a képbe, így az adminisztráció nem válik káosszá.
A munkám egyik fő része, hogy együtt működöm a könyvelővel és a vállalkozóvak. A könyvelőnek nem kell állandóan emlékeztetőt küldenie, nyomoznia a hiányzó dokumentumok után, a vállalkozónak nem kell aggódnia azon, hogy mit felejtett el átküldeni vagy rendszerezni, mert mindent kézben tartok helyettük.
Tipikus helyzetek, amiket biztosan sokan ismernek:
Képzeld el: tárgyhó 20-a reggel van, ÁFA-bevallási határidő – a könyvelő türelmetlenül hívja a vállalkozót, hogy hiányzik egy számla.
A vállalkozó esküszik rá, hogy elküldte e-mailben, de a könyvelő nem találja. Ilyenkor általában mindenki okol mindenkit: a levelezőt, a drive-ot vagy a számítógépet…
Máskor Excel-táblák és mappák sokasága miatt vesznek el adatok, mert mindenki máshogy vezeti a dolgokat.
https://pixabay.com/illustrations/invest-money-plant-investment-1346104/
Korábban én is kipróbáltam több megoldást: kezeltünk adatokat a „régi, jól bevált” Excel-táblában, felhasználva az Online Számla adatait, gyűjtöttük a dokumentumokat közös drive-mappákban, de még egyedi fejlesztésű számla iktató rendszerben is volt alkalmam dolgozni. Ezeknél mindig előfordultak elcsúszások, adódtak félreértések, “véletlen törlés” okán vesztek el adatok és a hibalehetőség is meglehetősen nagy volt, sőt, a legtöbbször végtelenül lassú volt a feldolgozás.
Végül rátaláltam a Quickre, ami pont azt adja, amire az ügyfeleimnek szüksége volt: egy átlátható, egyszerűen kezelhető, jól strukturálható platformot, ahol minden információ egy helyen kéznél van.
Mi az a Quick?
A Quick egy magyar fejlesztésű pénzügyi nyilvántartó rendszer, amelyet más, hasonló rendszerektől eltérően nem könyvelői szemlélettel, hanem kifejezetten vállalkozói szempontokat figyelembe véve készítettek. Nem kell informatikusnak vagy pénzügyi szakembernek lenni ahhoz, hogy átlássuk a működését. Magyar nyelvű, felhasználóbarát felületének köszönhetően nem veszel el a részletekben. A fejlesztők folyamatosan figyelnek a felhasználói visszajelzésekre, és valódi igényekre reagálnak.
Egy rendszer, ami egy helyre gyűjti a vállalkozás pénzügyeit érintő dokumentumokat: számlákat, költségigazolásokat, szerződéseket, bankszámlakivonatokat.
Ezeket nemcsak tárolja, hanem strukturáltan kezeli is. Kategóriák, címkék és post-itek használatával saját logika alapján tudjuk rendszerezni a költségeket és bevételeket, és mindezt könnyen kereshető, átlátható felületen.
A bekerült adatokból automatikus számításokat végez, pillanatnyi kimutatásokat készít és számos szűrési lehetőséget tartalmaz, így segít abban, hogy ne csak utólag tudd, mi történt, hanem előre lásd, mi várható.
Ki miért szereti?
Vállalkozók azért, mert megfelelő beállítás mellett olyan visszajelzést ad, ami valódi adatokon alapul, tehát nemcsak pontos, de értelmezhető is.
Virtuális asszisztensként azért, mert a munkám része, hogy az ügyfeleim pénzügyi információit is rendezetten, naprakészen tartsam, és ehhez a Quick ideális eszköz.
Könyvelők azért, mert bármikor láthatják azt a valós idejű képet, amit az ügyfél is lát, egy jól strukturált rendszerben, amelyben számos könyvelő program integrációja elérhető.
Zárásként
A Quick nem helyettesíti a könyvelőt, de kiegészíti, előkészíti és leegyszerűsíti az adminisztratív munkát, akár a vállalkozó, akár egy pénzügyi területet támogató virtuális asszisztens végzi azt. Ráadásul tanulható és fokozatosan bevezethető, nem kell azonnal mindent átszervezni.
Virtuális asszisztensként gyakran tapasztalom, hogy az ilyen rendszerek jelentősen hozzájárulnak egy vállalkozás tudatosabb működéséhez, és nemcsak adminisztratív, hanem stratégiai szinten is hasznot hajtanak.
Ha valaki most ismerkedik a pénzügyi rendszerek világával, érdemes lehet a Quickkel kezdeni – nemcsak az egyszerűsége, hanem a gyakorlati haszna miatt is.
Azért ajánlom a Quicket, mert nap mint nap ezzel a rendszerrel dolgozom, és megtapasztalom ügyfeleimnél a valódi értéket, amit kínál.
Ha szeretnéd, hogy a pénzügyeid átláthatóbbak, rendszerezettebbek legyenek, és közben kevesebb stresszel kelljen megküzdened, szívesen segítek bevezetni és működtetni a Quicket.
Emiatt nemcsak a könyvelőd lesz hálás, hanem Te magad is nyugodtabban alhatsz.
Szőllősné Halasi Nóra — virtuális asszisztens, Quick tanúsított szakember
