Sokszor, sőt egyre többször találom, magam szembe azzal, hogy változtassunk a virtuális asszisztens kifejezésen. Ne legyen skatuja, hisz az asszisztens szó a magyar nyelvben degradáló, és hasonlóak. Biztos vagyok benne, hogy Te is találkoztál már ezzel a jelenséggel.

Bevallom én nem értem miért kellene ezen változtatni!? Hisz ha a menedzser asszisztenseket, személyi asszisztenseket vesszük csak példának, ők azok, akik az egyetlen ajtót jelentik A kulcsszemélyhez. Rajtuk keresztül lehet időpontot foglalni, bebocsátást nyerni egy-egy fontos emberhez. Akkor az ő szerepük valóban nem ér semmit? Szerintem csak a fogalommal kell mindenkinek, mind a virtuális asszisztenseknek, mind pedig az őket szerződtetni kívánó vállalkozóknak tisztába kerülni. Pontosan ez volt Adrienn célja is a VA definíciójának megalkotásával 2017-ben. Ezért nézzük csak sorban, hogy pontosan mit is takar ez a fogalom?

“A virtuális asszisztens, egy gyűjtőfogalom, amit azokra a magasan képzett szakemberekre használunk, akik virtuálisan, a távolból segítenek egy-egy vállalkozásnak (vagy akár egyszerre többnek is), támogatják annak működését.
A virtuális asszisztensek szakosodhatnak képzettségüknek, tapasztalatuknak, érdeklődési körüknek megfelelően.” /Kiss-Márton Adrienn/

De ebben a virtuális asszisztens gyűjtőfogalomban, azért ennél jóval több van.

Fontos az elején tisztáznunk, hogy a mi nézeteink szerint virtuális asszisztens szakma nincs. Nem szerepel a képzési jegyzékben, sem a FEOR-ban. Tudod miért? Mert ez egy gyűjtőfogalom. Ami azt is jelenti, hogy egy virtuális asszisztensnek lehet pénzügyi végzettsége, dolgozhat HR területen, de a legfontosabb, hogy a saját területén magasan képzett és folyamatosan képzi magát. És ezt nem csak mondjuk, hanem pontosan ezért zajlanak a felméréseink tudatosan 2017-től, hogy alátámasszuk, vagy cáfoljuk a definícióban szereplő állításainkat.

Ehhez a magasan képzettséghez, offline szakmai gyakorlathoz adódnak hozzá a távolról történő munkavégzést segítő eszközök, technikák, vállalkozás indításához szükséges tudás, az egyszerre több ügyfelet koordinálni képes rendszerek, időmenedzsment, stb., melyhez remek segítséget kaphat minden virtuális asszisztens, vagy virtuális assisztensként dolgozni vágyó a VAM csoportban, ahol ingyenes leckékkel, videókkal, mentori támogatással segítik egymást a közösség tagjai, Adrienn, a VAModik, valamint a VA nagykövetek is.

Fontos kiemelnünk még az etikai kódexünk-et is. Miért? Mert mi a VAM-ban fontosnak tartjuk az egységes, magas színvonalú fellépést virtuális asszisztensként. Így ebben az etikai kódexben határoztuk meg azokat az iránymutatásokat, amihez tartjuk magunkat. Természetesen itt is, mint ahogy minden területen vannak kóklerek, – hisz ma az interneten fellelhető irodalmakból már “bárki kiképezheti magát GDPR szakértőnek, marketing szakembernek, virológusnak”  (szarkazmus a szerk.)- , így virtuális asszisztens ismereteket is össze lehet kattintgatni. De mehetünk messzebbre is és arról is vitázhatunk, hogy egy szakmáról is lehet papírt szerezni, az mégsem egyenlő minden esetben a magas minőségű gyakorlati tudással. Hívhatja magát kőművesnek, akinek megvan a végzettsége, és papírja van róla, hogy ő kőműves, de attól még nem biztos, hogy egy derékszöget 90 fokosra meg tud csinálni.

Mondhatnám, hogy bárki, akinek laptopja, és internete van, már virtuális asszisztens, de az nem lenne igaz…

Mi kell hozzá?

1. Vállalkozói szemlélet

Virtuális asszisztensként vállalkozóként végzed a tevékenységed. Ezért elengedhetetlen, hogy tisztában legyél a vállalkozás elindításával, működtetsésével kapcsolatos szabályokkal, az ügyfélszerzéssel, önmenedzseléssel, stb.

2. Proaktivitás

Virtuális asszisztensként csak nagyon ritkán kapsz munkaköri leírást, munkautasítást. Az ügyfelek viszont szeretik, ha minél gördülékenyebb egy-egy feladat átadása, minél kevesebb idejüket veszi el a kiszervezés, delegálás. Így érdemes proaktívnak lenned, ismerned, felkutatnod azokat a lehetőségeket, amikkel segíteni tudod az ügyfeledet.

3. Elköteleződés az élet hosszig tartó tanulás iránt

Naponta kerülnek új szoftverek a piacra, jelennek meg új termékek, az egyetlen dolog ami állandó, az a változás. Ezek megismeréséhez csak nagyon kevés esetben elegendő egy iskolai, tanfolyami képzés. Óhatatlanul szükség van részedről is folyamatos utánajárásra, tutorial videók nézésére.

4. Hatékony kommunikáció

Bár utolsó pontként írom, de a hatékony kommunikáció elengedhetetlen. Hogy miért? Mert jellemzően az ügyfeleinktől távol dolgozunk. Ha közös irodában ülünk, akkor rengeteg “segédeszköz” van a birtokunkban, amikkel szavak nélkül is tudjuk, hogy az illetőnek rossz napja van, fáradt, ideges, stb. Amint azonban a kommunikáció írottá válik, ott érdemes résen lenni a szöveg értelmezése, hangúlyozása terén.

A hazai virtuális asszisztens piacot rendszeresen monitorozzuk. Nemcsak a VAM csoport és a Keres-kínál csoport üzemeltetőiként, megalapítóiként, hanem külön dedikált felmérésekkel is kutatjuk a hazai virtuális asszisztens kínálati piac alakulását. (Eddigi felméréseink eredményét itt találod) Ezekből a felmérésekből rengeteg minden kiderül objektíven a hazai virtuális asszisztensekről. Hamarosan közzétesszük az elmúlt 3 év összehasonlító elemzését is.

Természetesen megértjük azokat az érdekeket is, amik a “semmihez sem értő” virtuális asszisztens mondatok skandálása mögött húzódnak. Nyilván az ő érdekük az, hogy alacsony óradíjon tudják igénybe venni a VA-k szolgáltatását. Nekik azonban, ahogy Adrienn az előadásai során is mondani szokta, ha valóban csak copy+paste munkásra van szükségük, akkor érdemes diákszövetkezeten keresztül szerződtetni 1-1 diákot olcsón. 😉

Egy jó virtuális asszisztens olyan az ügyfelének mint egy fogaskerék. A gördülékeny működéshez elengedhetetlen, hiszen egy cégvezető kapacitása is véges. A delegálás fontosságának felismerésével már csak a megfelelő virtuális asszisztenst kell megtalálni. De ki lesz a megfelelő? A kiválasztást is érdemes lehet szakértőre bízni, hiszen a megfelelő ismeretek birtokában egy kiváló HR szakember könnyedén megtalálja a cég számára a legpasszolóbb VA-t. Ebben az esetben a HR-es is virtuális asszisztensi feladatokat lát el azzal, hogy segíti az őt megbízó ügyfelet a kiválasztási folyamatban.

Nem lehet bárkiből virtuális asszisztens, ahogy cukrász vagy könyvelő sem lehet mindenki, mert mások vagyunk, mások a képességeink. De aki virtuális asszisztensnek vallja magát, annak igenis kötelessége, hogy a virtuális asszisztensek megítélését emelje a színvonalas munkájával és hozzáértésével.

Réka
VAMTeam