Előző cikkünkben összeszedtük az online számla körüli teendőket, fontosabb tudnivalókat. Ebben a bejegyzésünkben abban szeretnénk segíteni, hogy egy virtuális asszisztens mekkora segítséget tud jelenteni a könyvelés digitalizációja során a vállalkozók és a könyvelők számára? Erről kérdeztünk jelenleg is pénzügyi támogatást végző virtuális asszisztenseket.

Elsőként Kállai Szilviával beszélgettünk

Milyen, illetve hány éves tapasztalattal rendelkezel pénzügyi adminisztráció, könyvelés terén?

Több, mint 20 éves, különböző területeket felölelő adminisztratív munkatapasztalattal rendelkezem, ebből kifejezetten pénzügyi adminisztráció az utóbbi 4 évben. Mindenben innovatív megoldásokat keresek, a digitalizáció nagy híve vagyok! Nagyon sok eseményen, rendezvényen részt veszek (online és offline egyaránt), mert sokmindenből lehet adoptálni, tanulni, és később ötvözni a tapasztalattal.

Hogyan tartod naprakészen a tudásodat ebben a folyamatosan változó környezetben?

Manapság nagy segítség a közösségi média, jó néhány csoport tagja vagyok, köztük a számomra teljesen megbízható Vállalkozás Okosan csoportnak is, melyet Szilágyi Anita és Vuray György alapított és vezet. Mindketten szuper tehetséggel és tudással rendelkeznek, és nem restek tudásukat tovább is adni nekünk. Emellett természetesen az adott cég könyvelője a fő informátorom, és mivel az ő keze alá dolgozok, így követnem kell az ő instrukcióit is. Előfordul, hogy olyasmit kérdezek, amit nem tud rögtön elsőre, de többnyire nagyon segítőkész, és ha nem is azonnal, de pár napon belül válaszol.

Milyen tevékenységet végzel ügyfeleid számára pénzügyi adminisztráció terén? 

Korábbi, Office Administrator, majd Office Manager-i munkaköreimből fakadóan rövid időn belül átlátom egy iroda teljeskörű működését, vagyis az ehhez szükséges feltételeket, munkaeszközöket, háttér infrastruktúrát (pl. IT, HR stb.), az alkalmazottak szükségleteit, és mindennek a pénzügyi adminisztrációját. Ebből adódóan a beszerzésektől kezdve, azok beérkező számláinak adminisztrálásán keresztül (iktatása), a számla banki átutalásával, illetve a könyvelőnek továbbításával bezárólag  mindent én végzek el. A folyamatok gördülékenysége érdekében természetesen, szükség van a cégvezető teljeskörű bizalmára ahhoz, hogy hozzáféréseket, jelszavakat biztosítson a cég által használt szoftverekhez, banki adatokhoz. A kapott bizalom rengeteg felszabadított időt eredményez a vállalkozó számára.

Hogyan érkeznek Hozzád az információk és milyen módon segíted az ügyfeleid munkáját?

Online. Minden online érkezik, kivéve egy-két telefonos gyors megbeszélést. Online videókonferencia, elektronikus levelezés, üzenetek formájában.

Már a COVID-19 előtt is online dolgoztam. Ez a sajnálatos esemény pedig most rákényszerít más „offline” cégeket is az online világhoz történő alkalmazkodásra. Ami nem is baj, hiszen a hazánkban eléggé elmaradott digitalizáció végre forradalmosodhat 😊. A most, július 1-jétől kötelező online-számlázás pedig kifejezetten push-olja is ezt. Bizonyára sokan vannak, akik ezt most a hátuk közepére sem kívánják, de rövid idő – és némi gyakorlás után – rá fognak jönni, hogy ez nekik csak jó lesz!

Online, e-mailben jön a megrendelés, e-mailben jön a számla. Online utalunk banki átutalással, majd ezeket az összegyűjtött információkat emailben továbbítjuk (vagy más felhő-alapú eszközön) a könyvelő számára. Egyébként a könyvelő hozzáférést kap(hat) az online számlázó programhoz, vagyis ő bármikor le tudja ellenőrizni mi mikor lett befizetve, mennyi az áfa stb. Ezután már nem lesz szükség bescannelni a papír alapú számlákat, hiszen minden áttolódik az online térbe. Innentől kezdve pedig lerövidülhet az irodában töltött idő, de továbbmegyek, megkérdőjeleződik az irodában töltött idő szükségessége is, hiszen ezt a tevékenységet lehet bárhonnan, akár otthonról is végezni.

Egy virtuális asszisztens ezt a feladatot tökéletesen el tudja végezni, hiszen nem kell számítástechnikai eszközöket a rendelkezésére bocsátani, nem kell fizikai iroda, nem kell irodabútorzat, és nem mellékesen, nem kell a dolgozó után a járulékokat fizetni, mert a virtuális asszisztens megbízási szerződéssel, vállalkozási formában dolgozik. A pénzügyi adminisztráció (is) kiszervezhető virtuális asszisztenseknek.

Könnyebb lesz tárolni az „iratokat” is, immár digitálisan. Itt viszont figyelnünk kell a helyes adattárolásra, az adott cég GDPR szabályzatára, illetve a dokumentumok megfelelő módon történő archiválására.

Mit gondolsz egy virtuális asszisztens, aki a pénzügyi adminisztrációs területre specializálódik mennyire tudja a könyvelők, vagy a vállalkozók, esetleg mindkét fél munkáját könnyíteni?

Véleményem szerint teljes mértékben. Egy cégvezető nem feltétlenül kell, hogy pénzügyi végzettséggel rendelkezzen. Az ő feladata cégének vezetése, képviselete, rendezvényeken való részvétel, üzleti lehetőségek felkutatása, szakmai találkozókon történő megjelenés, üzletfejlesztés, a cég érdekképviselete. Az ő ideje erre kellene leginkább terelődjön, hogy cége fejlődhessen, gyarapodhasson.

Egy könyvelő sok esetben nem csupán egy cégnek könyvel, gyakran nincs is állandó kapcsolatban az ügyfelével. Nem vesz részt a napi döntéselőkészítésben, döntéshozatalban. Gyakran csak az üzletmenet végét jelentő számlákat látja, melyeket a számviteli törvénynek megfelelően lekönyvel, beállítja bevallásokba, stb.

A virtuális asszisztens (specializációtól függően) pedig valahol a kettő között helyezkedik el.Mintegy kommunikációs hidat képezve a két fél között. A VA már kérdez, mit-miért, hogy segítse a cégvezetőt. Nyilván adminisztrálja a dolgokat, de át is kell látnia az egyes lépéseket, hogy ne csússzon el a dolog.  Az irodában ülve sem csak úgy lerakunk egy irathalmazt az irodai adminisztrátor asztalára várva, hogy cselekedjék, hanem elmondjuk, hogy mi a feladat vele.

Több vállalkozótól hallottuk, hogy inkább visszaadják a vállalkozásukat, mert már nem bírják ezt a rengeteg adminisztrációt, amivel a könyvelőjük nyaggatja őket. Számukra milyen megoldási javaslatod van?

Delegálni. Egyszerűen kiszervezni azokat a feladatokat, amelyekkel a vállalkozás (már) nem boldogul. Le kell ülni, és le kell írni egy jó nagy papírra az összes nyakunkba szakadt feladatot. Mindet. Majd egyesével át kell gondolni, hogy melyek azok, amelyeket egyrészt szakmailag nem tud tökéletesen vinni (pl. marketing, webshop-gondozás, HR stb.), akkor azokat ki kell szervezni olyan szakembereknek, akik ebben profik. De ilyen feladatok lehetnek az adminisztrációs feladatok is. Nem baj, ha nem értünk hozzá: szervezzük ki! Ne féljünk delegálni, hiszen ez hosszútávon megtérül a cégnek.

https://www.linkedin.com/in/szilvia-kallai-b650a578/
https://www.facebook.com/pg/BusinessSupportVirtualAssistance/

Janovicsné Mankovics Nóra is válaszolt kérdéseinkre, következzen a vele készített interjú

Miért pont a pénzügyi adminisztráció? Milyen a kapcsolatod a területtel?

2002-ben végeztem a Budapesti Gazdasági Főiskola PSZF Karán számviteli szakügyintéző szakon. 4 hónapos banki kitérőt követően kezdtem el pénzügyi területen dolgozni. 10 évig önkormányzatnál dolgoztam, ahol számlázással, pénzügyi nyilvántartások vezetésével, kontírozással, helyi adókkal foglalkoztam. 7 éve egyéni vállalkozók, mezőgazdasági őstermelők pénzügyi adminisztrációs ügyeit végzem. Munka mellett végeztem a Budapesti Corvinus Egyetem Gazdálkodástudományi Karán gazdálkodási szakon, vállalkozásfejlesztési szakirányon, majd elvégeztem az Edutus Főiskola marketing mesterképzését.

Hogyan tartod naprakészen a tudásodat ebben a folyamatosan változó környezetben?

Több adózási szaklapból és portálon követem a változásokat. Gazdasági oldalakon figyelem a híreket. Olvasom a szakértők cikkeit, észrevételeit. A Magyar Közlöny és a NAV oldala is folyamatosan napirenden van.

Hogyan érkeznek Hozzád az információk és milyen módon segíted az ügyfeleid munkáját?

Napi kapcsolatban vagyunk. Részben a helyszínen, részben home office-ban végzem a feladatokat. Természetesen a telefon és az e-mail is segít a kapcsolattartásban. Az internetes ügyintézés világában nagyon rugalmasan és hatékonyan megoldhatók a szükséges teendők.

Mit gondolsz egy virtuális asszisztens, aki a pénzügyi adminisztrációs területre specializálódik mennyire tudja a könyvelők, vagy a vállalkozók, esetleg mindkét fél munkáját könnyíteni?

Sokan az adminisztrációt kötelező rossznak élik meg. Jó esetben valahogy megcsinálják, rossz esetben ezek elmaradnak. Nekik különösen aranyat ér egy virtuális asszisztens. Foglalkozhatnak a saját szakmájukkal, van, aki elvégzi helyettük a „nemszeretem” feladatokat. Fontosnak tartom, hogy minden vállalkozó tájékozódjon az tevékenységét érintő szabályozásokról, valamennyire ismerje ezeket. Persze, nem szakértői szinten, de legyen fogalma róluk. Az adminisztrációs munka elvégzése mellett egy virtuális asszisztens ebben is tudja támogatni őt, ha felhívja a figyelmét a változásokra, határidőkre.

A könyvelési anyag precíz összekészítése és pontos leadása szintén óriási teherlevétel mind a vállalkozók, mint a könyvelők válláról.

Több vállalkozótól hallottuk, hogy inkább visszaadják a vállalkozásukat, mert már nem bírják ezt a rengeteg adminisztrációt, amivel a könyvelőjük nyaggatja őket. Számukra milyen megoldási javaslatod van?

Ha szeretik a vállalkozásukat, szeretik a tevékenységüket, az adminisztrációs terhek miatt ne hagyják abba. Ha nem teheti meg, hogy felvesz egy alkalmazottat ilyen ügyek intézésére, vagy annyi feladatot nem jelent, hogy kitöltené a munkaidőt, kiváló lehetőség a feladatok kiszervezése egy virtuális asszisztense számára. Szerencsére ma már lehet találni olyan külsős segítőket, akik levehetik a vállukról ezt a terhet. Ráadásul költséghatékonyan.

Van kimondottan olyan online számlázóprogram, amihez ragaszkodsz, vagy igazodsz az ügyfeleid igényeihez? Ha Tőled kérdezik, hogy javasolj online számlázóprogramot mi alapján adsz javaslatot? 

Nem okoz gondot új programok kezelését megtanulni, ezért attól nem félek, hogy ne tudnám megoldani. A legfontosabb az, hogy az adott számlázóprogram illeszkedjen az ügyfelek igényeihez, a vállalkozás méretéhez és természetesen a törvényi előírásokhoz. Egy kisebb, évente néhány számlát kiállító vállalkozás esetében megfelelő lehet egy egyszerűbb, akár ingyenes számlázó is.

Számlázóprogram választása esetén véleményem szerint minimum  az alábbiakat kell figyelembe venni:

• Mekkora vállalkozásról van szó?
• Milyen gyakori a számlázás?
• Milyen jellegű számlákat állít ki? (Például fordított adózású számlát nem mindegyik program tud kezelni)
• Van-e speciális igény?
• Milyen összeget tud ilyen célra fordítani?
• Szeretne-e mobil applikációs elérhetőséget?

Ma már sok számlázó van a piacon, akár ingyenes is. Van, ahol több árkategória van, a kiegészítő szolgáltatásoktól függően. A programokat pedig minden szolgáltató folyamatosan fejleszti az igényeknek és természetesen a jogszabályi előírásoknak megfelelően. Nem kell félni a számlázóprogramoktól. Mindenki megszereti. 🙂 Sokkal gyorsabbá, praktikusabbá válik a számlázás folyamata. Csak pár kattintás és kész. Ha a vevő megadja az e-mail címét, azonnal megkapja és nem szükséges kinyomtatni számára.

Persze a technika ördöge nem alszik. Javasolnám, hogy biztonsági tartalékként hagyják meg a kézi számlatömböt. Előfordulhat, hogy az adott programnál rendszerhiba van vagy nincs áram, nincs internetelérés. Ilyenkor jó, ha tudjuk helyettesíteni, de ne felejtse el senki a július 1-től kötelezően le kell jelenteni a NAV felé a kiállított számlát. (Ezt egy NAV kompatibilis számlázóprogram megtesz helyettünk.)

Janovicsné Mankovics Nóra
www.facebook.com/manoamarketing
linkedin.com/in/nóra-mankovics-a2a903192

Végül Nagy-Szabó Eszter is megosztotta velünk tapasztalatait online számla témában:

Mennyire ismerős terület számodra a pénzügyi adminisztráció, könyvelés?

Már a gimnáziumi évek alatt egyértelmű volt számomra, hogy gazdasági vonalon szeretnék továbbtanulni. Néhány egyetemi félév után ráébredtem, hogy az elméleti közgazdaságtannál sokkal gyakorlatiasabb terepre vágyom. Így diplomáztam végül pénzügy és számvitel szakon, melyet követően vállalkozási mérlegképes könyvelői, majd társadalombiztosítási és bérügyintézői végzettséget szereztem. 2010-ben, még diákként kezdtem el dolgozni pénzügyi asszisztensként egy kisvállalkozásnál. Kezdetben a bejövő számlák iktatása, utalásra való előkészítése, valamint a kintlévőségkezelés tartozott a feladataim közé heti pár órában. 2013-ban helyezkedtem el ugyanitt főállásban, ekkortól teljeskörűen én feleltem a vállalkozás pénzügyeiért. A külföldi tulajdonosoknak, valamint Európa-szerte folyamatosan terjeszkedő vállalatcsoportjuknak köszönhetően munkám során a hazai kisvállalkozásokra jellemző pénzügyi feladatokhoz multinacionális környezetben felmerülő teendők társultak.

A helyzet napról, napra változik – hogyan tartod naprakészen az ismereteidet?

Amikor a könyvelői pályát választottam, elfogadtam, hogy ez egész életen át tartó tanulást jelent. Nemcsak a regisztrációhoz szükséges éves kötelező továbbképzés miatt, hanem a folyamatosan változó jogszabályi környezet miatt is. Az új rendeletek és törvények tanulmányozásán kívül, az ezeket feldolgozó, szakértők által írt cikkek és a szakmai csoportokban való jelenlét segíti leginkább, hogy naprakész legyek. Valamint az elmúlt nehéz időszak egyik pozitív hozadéka, hogy megszaporodtak az online elérhető előadások, így még több segítség áll rendelkezésemre a fejlődéshez.

Jelenlegi ügyfélköröd számára milyen pénzügyi adminisztrációs támogatást nyújtasz? 

Ügyfeleimnek olyan feladatokat végzek, amelyekben az évek során tapasztalatot szereztem: akár az árajánlatok kiadásától, a megrendelések feldolgozásától kezdve a számlázáson át a könyvelővel való kapcsolattartásig vagy adott esetben a könyvelésig. Pénzügyi adminisztrációs szolgáltatásaim között az alábbiak szerepelnek:

• számlázás,
• számlák kiegyenlítése banki bizonylatok alapján,
• kintlévőségkezelés,
• bejövő számlák iktatása,
• utalások előkészítése,
• könyvelési anyagok összekészítése,
• kimutatások készítése (készletek, költségek, bevételek, pénzügyi helyzet stb.)

Mennyire jellemző ezen a területen az online támogatás? Megfelelően áramlik az információ ilyen módon?

A feladatok elvégzésének módját mindig az adott ügyfél igényei, technikai feltételei vagy kialakult folyamatai határozzák meg. Az olyan ügyfeleknél, akik maguk is az online térben tevékenykednek, nem jelent gondot a virtuális kapcsolattartás. Sokan most térnek át az online számlázásra és ezáltal más területeken is szívesebben nyitnak a digitalizáció felé. Persze olyanok is vannak, akik bizalmatlanok a felhő alapú megoldásokkal szemben, igyekszem velük is megtalálni a mindkét félnek megfelelő folyamatot, végső esetben a futárral érkező feldolgozandó irathalmaztól sem riadok vissza.

A könyvelő, vagy a vállalkozó munkáját könnyíti véleményed szerint egy pénzügyi adminisztrációs területre specializálódoott virtuális asszisztens? 

Biztos vagyok benne, hogy egy pénzügyi-számviteli területen tevékenykedő virtuális asszisztens mindkét fél hasznára válhat, akár a kapocs is lehet a könyvelő és a vállalkozó között. Aki vállalkozásba kezd, nem feltétlenül mozog otthonosan a pénzügyek világában, sokszor az ezzel járó adminisztrációs terhek rányomják a bélyegét a vállalkozó tevékenységére. Ilyen esetben mindenképpen javaslom egy virtuális asszisztens szerződtetését, aki nem görcsöl a kiállított számlák jogszabályoknak való megfelelésén , vagy a könyvelési anyag precíz összekészítésén, mert már több éves rutinnal rendelkezik benne és figyelemmel kíséri a törvényi változásokat.

Amire talán sokan nem gondolnak, hogy akár a könyvelő, mint vállalkozó is kérhet segítséget munkájához: a könyvelési folyamat során nagyon sok adatot kell a könyvelőprogramba rögzíteni, ami nagyon időigényes. Felmerülhet tehát az igény az adatrögzítés kiszervezésére. A könyvelés folyamatban lévő digitalizációja is a feladatok lerövidítését szolgálja.

Létezik már például olyan program, ahová a vállalkozók nem csak a kimenő, hanem a bejövő számláik adatait, számlaképét is feltudják tölteni. Egy ilyen megoldás alkalmazásával a vállalkozóra hárul nagyobb adminisztrációs teher, így náluk merül fel a kiszervezés lehetősége.

Több vállalkozótól hallottuk, hogy inkább visszaadják a vállalkozásukat, mert már nem bírják ezt a rengeteg adminisztrációt, amivel a könyvelőjük nyaggatja őket. Számukra milyen megoldási javaslatod van?

Egy jól működő, jövedelmező vállalkozást nagy hiba volna az adminisztráció növekedése miatt veszni hagyni. Az ilyen vállalkozók nagyot profitálhatnak egy virtuális asszisztenssel való együttműködésből. Egyrészt az általuk csak kötelességből elvégzett feladatokat olyan személynek adják át, aki ezeket szívesen végzi, hiszen pont ezért indított ilyen tevékenységű vállalkozást. Másrészt a felszabadult időt saját vállalkozásuk fejlesztésére, bevételteremtő folyamatokra fordíthatják, így a kiszervezés költségei akár többszörösen megtérülhetnek.

A 2020 júliusától, majd 2021 januárjától két lépcsőben kibővülő online számlaadatszolgáltatással kapcsolatosan sajnos sok helyen olvashatunk téves információkat. Több olyan hirdetést láttam, melyben az állt, hogy aki online számlázóra vált, annak semmi dolga, aki marad a kézi számláknál, annak majd a könyvelője intézi. Az ilyen állítások ellentéteket szülhetnek a vállalkozók és könyvelőik között. Az online számlázók valóban elvégzik az adatszolgáltatást, de csak abban az esetben, ha a vállalkozó regisztrált a NAV felületére és azt összekötötte a számlázóval. Az adatszolgáltatás megléte minden esetben, így kézi számlázás esetén is, a vállalkozó feladata és az ő felelőssége, nem tartozik a könyvelői feladatok közé.

Van kimondottan olyan online számlázóprogram, amihez ragaszkodsz, vagy igazodsz az ügyfeleid igényeihez? Ha Tőled kérdezik, hogy javasolj online számlázóprogramot mi alapján adsz javaslatot? Javasolsz?

Amikor vállalkozásom elindítottam, megismerkedtem a három legnagyobb hazai online számlázóval. Funkcióikat, díjaikat figyelembe véve választottam ki azt, amelyik nekem a legmegfelelőbb. Az évek során több programmal dolgoztam, így nem jelent gondot, ha új rendszert kell megismernem. Ha ügyfeleim számlázáshoz kérnek segítséget, alkalmazkodom az általuk használt programhoz, nem szeretném őket rábeszélni, hogy lecseréljenek valamit, ami nekik már bevált, aminek kiismerték a működését. Ha tőlem kérnek segítséget a számlázóprogram kiválasztáshoz, szívesen segítek. Minden vállalkozónak a saját tevékenységéhez kell a megfelelőt megtalálnia és nem minden esetben egy online számlázó a legjobb megoldás. A teljesség igénye nélkül, az alábbi kérdések merülnek fel a kiválasztási folyamat során:

• Ragaszkodik-e az ingyenes verzióhoz?
• Szükséges, hogy irodán kívül, akár okostelefonról is kiállíthasson számlákat?
• Szeretné-e nyomon követni a számlák kiegyenlítését a programban?
• Összeköthető-e webshoppal, bankkártyás fizetéssel?
• Szeretné-e a bejövő számlákat is a saját számlázójába rögzíteni?
• Igényt tart-e készletkezelő vagy házipénztár funkcióra?
• Egyszerre több felhasználó fogja használni?

Fontos, hogy a számlázóprogram vagy online számlázó használatának kezdetét és végét is jelenteni kell a NAV felé. Ez a kötelezettség, azonban ne riasszon el senkit az esetleges váltástól, ha a tevékenysége vagy a vállalkozás növekedése ezt szükségessé teszi.

Nagy-Szabó Eszter
Fb oldal: https://www.facebook.com/elinorhatvan