2020.07.01. a dátum vészesen közeleg, de úgy tűnik még mindig sok kérdés felmerül az online számlák kapcsán. Több virtuális asszisztens is specializálódott pénzügyi területen a vállalkozók támogatásra, így az ő segítségüket kértük, hogy összeszedjük és körbejárjuk a leggyakrabban előkerülő kérdéseket. Milyen számlákat is kell jelenteni online a NAVnak? Ezt hogyan csináljam? Hogyan regisztráljak a rendszerben és mit csináljak a számlázó programban? Nem is használok online számlázó programot, tényleg szükséges ez nekem?
Kiss-Márton Adrienn évekkel ezelőtt több hazai üzleti csoportban is tapasztalta a vállalkozók részéről fölmerülő igényt az online könyvelésre, az azonnal rendelkezésre álló cashflow, mérleg, ÁFA bevallás adatokra. Akkoriban a hazai könyvelői piac nagyon furcsállotta kommentjeit, hogy ezek a megoldások nem ördögtől valóak és Angliában, ahol ő egy könyvelőiroda munkáját támogatta online módon, ezek az információk elérhetőek, rendelkezésre állnak és hatalmas adminisztrációs terhet vesznek le a könyvelők válláról. 2018-ban több interjú is készült Adriennel az online könyvelés, online számlázás témában. A Billcity tűnt akkor az egyetlen olyan programnak a hazai piacon, ami hasonló elveken tervezte működését, mint a Xero, Quickbooks a nemzetközi piacon. Úgy tűnik kicsit lemaradva ugyan, de végre-végre elindult az egyszerűsítés és hatékonyság útján a könyvelő szektor.
A könyvelés nagy figyelmet és szaktudást igénylő munka, melynek nagy része ma az időrabló adminisztrációval megy el. Ha a technika vívmányainak köszönhetően a bejövő utalásokat egy kattintással össze lehet vezetni a vevőkkel, ha az online beküldött információk segítségével a vállalkozó rendelkezésére áll egy mérleg-terv, egy cashflow kimutatás, akkor lehet valóban a lényegi, a szakértői tudást igénylő munkára koncentrálni a könyvelőnek is.
Változás 2020. július 1-től
Ettől a dátumtól kezdve minden számlát, amit belföldi adóalanynak állítunk ki, online módon jelenteni kell a NAV felé. A belföldi adóalany fogalmát Szilágyi Anita alábbi videója kiválóan bemutatja:
Az idő mindenki számára drága kincs. Így, ha az online adatszolgáltatással nem szeretnéd az idődet vesztegetni, érdemes mielőbb körbenézned az online számlázóprogramok piacán, hiszen a megfelelő program használatával az online adatszolgáltatás a számla kiállításával kvázi meg is történik.
Több számlázóprogramból is válogathatsz
Szerencsére igen sokan láttak potenciált a számlázóprogramokban, így széles a paletta, amikből válogathatsz. Néhány szemponttal segítünk, hogy miket érdemes végig gondolnod mielőtt döntesz:
- kompatibilis a NAV-val? – Biztosítja a törvény által előírt online adatszolgáltatást? (Ha nem, akkor sajnos csak annyival leszel előrébb, hogy a tollad helyett a billentyűzed segítségével állítod ki a számlát és ezt követően ugyanúgy manuálisan kell majd az online adatszolgáltatásnak eleget tenned.)
A számlázó program mellett jó esetben hosszú időre elköteleződsz, így érdemes a program használatának díján kívül további szempontokat is átgondolnod, szem előtt tartanod:
2. Te ismered a saját ügymenetedet. Szoktál előleg számlát, díjbekérőt kiállítani? – Nézd meg, hogy a program képes-e rá.
3. vannak külföldi vevőid? Tervezel nyitni ilyen irányba? – fontos kritérium a számla nyelvének választási lehetősége, illetve, hogy képes-e a program devizában számlát kiállítani?
4. előfizetéses konstrukcióban nyújtod a szolgáltatásodat, vagy tervezel ilyet bevezetni és jó lenne, ha rendszeres időközönként a számlázóprogram kiküldené a számlákat és ezzel nem a Te, vagy az asszisztensed ideje menne? – ezt is vizsgáld meg a kiszemelt program esetén.
5. általában PC-ről, vagy inkább telefonról/tabletről intézed a számlázást? – ha az utóbbi, nézd meg, hogy van-e applikáció, jól használható felület
6. a számlázó program használata lényegesen megkönnyíti a könyvelőd és közted működő információáramlást. Kérd ki a könyvelőd tanácsát, hogy melyik programmal működik számára jól az adatexport.
Online szálmlázó programok, amik megfelelhetnek számodra (a teljesség igénye nélkül):
Mikre is figyelj még:
- Ha már van számlázó programod, akkor regisztrálj a NAV online számla rendszerébe és kösd össze a számlázó programoddal, hogy automatikusan menjen a jelentés a NAV felé
- A számla kötelező eleme lesz mostantól a vevő adószáma ( adószám nem összekeverendő az adóazonosító jellel! Adószáma a vállalkozásoknak van, adóazonosító jele a magánszemélyeknek. Természetesen a magánszemélyek adóazonosító jelét nem kell feltüntetni), erre nagyon figyelj! Számlázó programokban valószínű ennek kitöltése nélkül majd nem is tudsz számlát készíteni. Ezért mindenképp nézd át az űrlapjaidat, hogy ott a megfelelő információkat kérd be minden esetben a vevőidtől, megrendelőidtől.
- Az eddigi 15 napos számlakiállítási kötelezettség most 8 napra csökken.
- Áfabevallás is változik: Ezentúl minden bejövő számlát szerepeltetni kell az áfabevallásban, az online adatszolgáltatásnak köszönhetően az SZJA tervezethez hasonlóan a NAV elkészíti az ÁFA bevallás tervezetet is a vállalkozók számára. Ez azonban közel sem jelenti azt, hogy a könyvelőnek ne lenne ezzel dolga. Itt jön be az ő szakértelme, tudása, ami alapján majd kiválogatja, hogy a Te vállalkozásodban mely számlák maradhatnak bent jogosan az ÁFA bevallásban, mint a fizetendő ÁFA-t csökkentő tétel.
Ha továbbra is ragaszkodsz a kézi számlatömbhöz…
Ez esetben ne felejtsd, hogy a kézi számlatömbbe kiállított számlák esetében a NAV online felületén kell a számlák részletes adatait rögzítened 1 vagy 4 napon belül a számla ÁFA tartalmának összege függvényében.
A váltás mindig nehézkes, de nem kell egyedül megküzdened. Van számos lehetőség, amik közül választhatsz:
- a könyvelők közül sokan támogatják ügyfeleiket az adminisztrációs kötelezettségeikben is. Egyeztess vele, hogy milyen lehetőséget tud ajánlani számodra.
- előfordulhat, hogy nincs könyvelőd, vagy a könyvelődnek erre nincs kapacitása. Ekkor se ess kétsésgbe: Egy jól megválasztott virtuális asszisztens,ebben is a segítségedre lehet. Az idő pénz!
Több virtuális asszisztens is foglalkozik pénzügyi támogatással
Ahhoz, hogy megtaláld a megfelelő segítséget, aki akár csak a regisztrációban vezet végig, akár hosszútávon is tudtok együtt működni, feladhatsz hirdetés a legnagyobb haza piactéren a Virtuális asszisztens keres-kínál csoportban.
Annak érdekében, hogy jobb bepillantást nyerj a virtuális asszisztensek működésébe, az általuk nyújtott támogatás módjába, készítettünk néhány interjút pénzügyi támogatást végző virtuális asszisztensekkel. Az interjúkat itt olvashatod.
VAM Team
