Egy virtuális asszisztens nem helyettesíti az embert – hanem felszabadítja

A Virtuális Asszisztensek Magyarországon Egyesület (VAME) számára mindig is a hiteles kapcsolódások és a kölcsönös eredményesség állt a középpontban. Nem az számít, hol találkozik egymással egy vállalkozó és egy virtuális asszisztens – hanem az, hogy partnerség, bizalom és fejlődés  szülessen.

Ezért örömmel mutatunk be egy inspiráló történetet, ahol egy vállalati képzéssel foglalkozó cég sikeresen vont be egy virtuális asszisztenst a sales-folyamataiba – még akkor is, ha a kapcsolatfelvétel nem közvetlenül a VAME csatornáin történt.

Mert amit mi is vallunk: a win-win együttműködések a legjobb reklámjai a virtuális asszisztenciának.

https://pixabay.com/photos/teamwork-match-together-3237649/

„A rugalmas segítség volt a kulcs, nem a plusz ember.”

– Mesélj röviden a vállalkozásodról! Mivel foglalkoztok, és te személyesen milyen szerepet töltesz be?
A Training Solutions vállalati képzés-fejlesztéssel foglalkozik: nyelvi, kommunikációs, menedzsment- és pénzügyi tréningekkel segítjük a vállalatokat abban, hogy versenyképes tudású csapatokkal könnyebben vegyék az üzleti akadályokat.
B2B képzési tanácsadóként és marketingkoordinátorként dolgozom a csapatban – tehát egyszerre vagyok benne a stratégiai tervezésben és a napi működésben is.

– Mikor érezted először, hogy szükséged van külső segítségre?

A sales területén elérkezett az idő a megújulásra. A belsős csapatunknak már nem volt több kapacitása, viszont szükségünk volt valakire, aki ért a leadgeneráláshoz és segít kapcsolatot építeni a potenciális ügyfelekkel. Lépést akartunk tartani a korral, és ehhez egy új, rugalmas megoldást kerestünk, olyat, ahol valaki részmunkaidőben tud velünk együtt dolgozni.

„Nem kellett teljes állás – viszont kellett valaki, aki érti a logikát.”

– Miért döntöttél virtuális asszisztens, és nem egy új alkalmazott mellett?

Egyszerűen nem volt annyi feladat, ami kitöltött volna egy teljes 8 órás munkanapot. Ráadásul szerettük volna először tesztelni az új sales-stratégiánkat rövid távon, kisebb kockázattal. Ha beválik (mind a VA, mind a stratégia), akkor hosszabb távon folytatjuk.

– Hogyan találtál rá a VA-dra?

A virtuális asszisztencia már korábban is ismerős fogalom volt számomra mivel kisgyerekes anyukaként én is eljátszottam a gondolattal, hogy belevágok. Akkoriban láttam, mennyi tehetséges szakember dolgozik ezen a területen.
Amikor eldöntöttük, hogy heti kb. 15 órában keresünk sales asszisztenst, egyértelmű volt, hogy ez jó irány lehet. Utánanéztem a témának a neten, és végül a Virtuális Asszisztens KERES–KÍNÁL másképp Facebook-csoportba tettem ki egy posztot – onnan indult minden.

– Mi volt a legfontosabb szempont a kiválasztásnál?

Nem volt azért annyira egyszerű a VA toborzás. A speciálisabb feladat miatt 5-6 hetet kellett rászánnunk. Az angol a munkanyelvünk, és a legtöbb jelentkező nem érezte magát komfortosan angol nyelvű online meetingeken. Emellett fontos szempont volt a LinkedIn Sales Navigator ismerete is – ezt viszont szinte senki sem használta, pedig sokan többéves sales tapasztalattal rendelkeztek.
A legfontosabb számomra az volt, hogy az interjún logikusan, relevánsan tudja bemutatni a tapasztalatait, és látszódjon, hogy érti az érdeklődőszerzés logikáját. Emellett sokat számított a világos kommunikáció, a pozitív, megoldásfókuszú és lendületes hozzáállás. 

„Az első héttől érezhető volt a könnyebbség.”

– Milyen feladatokat adtál át először?

Elsősorban adatbázis-építést és megbeszélések szervezését. Egy személyes találkozóval indítottunk, ahol bemutattuk a Training Solutions történetét, a szolgáltatásainkat, közösen meghatároztuk a célokat és a célközönséget. Ezután szabad kezet kapott, hogy a saját szakértelme alapján beállítsa és elindítsa az érdeklődőszerző folyamatokat a kiválasztott digitális eszközökkel.

– Mikor érezted először, hogy „megérte”?

Tulajdonképpen rögtön. Ez volt a legjobb módja annak, hogy heti 15 órában kipróbáljunk egy új elő-értékesítés modellt kockázat nélkül. Már 4 hét után látszott, hogy az új adminisztrációs és pre-sales folyamat működik.

– Milyen változást hozott az időd, fókuszod vagy a bevétel terén?

Mind a country manager, mind az én időm felszabadult. Korábban mi végeztük ezeket a feladatokat, de csak kis időkeretben, így alacsony hatékonysággal. Most a fókuszt át tudtuk tenni más, stratégiai feladatokra, miközben tudtuk, hogy a VA-nak köszönhetően a sales-előkészítés folyamatosan halad.

– Volt valamiben különösen pozitív meglepetés?

Nem is egy konkrét dologról van szó, hanem a hozzáállásáról. Proaktív, megbízható, mindig elérhető és nyitott az ötletekre. Én magam is „rendes kolléganőként” tekintek rá, nem külsős partnerként – ez pedig az ő profi, kedves és együttműködő hozzáállásának köszönhető.

„Az AI nem helyettesít – inspirál.”

– Sok szó esik arról, hogy az AI átveszi ezeket a feladatokat. Te mit látsz ebből a gyakorlatban?

Valóban látni már ennek a hatását – de nálunk ez inkább pozitív irányba hatott. A VA például bevezetett egy online programot, ami több automatizációval segíti az érdeklődőszerzést.
Fontos, hogy az ember megtanulja használni az AI-t, mert ezzel még versenyképesebb lesz. A szabadúszóknak erre több idejük is van, míg cégen belül gyakran a napi rohanás miatt kevesebb jut képzésre. Én azt látom, hogy aki időt és energiát tesz ebbe, az tényleg le tudja nyűgözni az ügyfeleit.

– Szerinted hol kell ember, és hol segíthet az AI?

Az ember mindig kell. A személyes gondolatok, a kreativitás, a stratégiai látásmód és az ellenőrzés nem automatizálható. Volt már, hogy az AI adott négy „jó” ötletet, de mind középszerű volt – viszont egyet továbbgondolva megszületett a számomra tökéletes verzió.
Szóval: az emberi kapcsolat és gondolkodás számomra pótolhatatlan.

„A legjobb döntés volt.”

– Mit tanácsolsz azoknak, akik még hezitálnak VA-t bevonni?

Ne hezitáljanak! Egy VA-t ugyanúgy le lehet interjúztatni, mint egy alkalmazottat, így hamar kiderül, megvan-e az összhang. Akár 1 hónapos próbaidővel is el lehet kezdeni, és ha minden működik, onnan már könnyű hosszú távra szerződni.

– És ha egy mondatban kellene összefoglalnod: miért éri meg?

Mert gyorsan, rugalmasan és hatékonyan lehet segítséget kapni olyan konkrét adminisztrációs vagy sales-marketing feladatokra, amelyekre házon belül nincs kapacitás – de a fejlődéshez elengedhetetlenek.

Emlékszem, amikor belevágtunk ebbe az egészbe, egy régi sales-es kollégám azt mondta:

„szabadúszóval érdeklődőszerzést csinálni? Az nem fog működni.”

Nos, végül nem lett igaza. 😊

ENGLISH

A virtual assistant doesn’t replace people – they set them free.”

Interview with the Training Solutions consultant who embraced flexible collaboration

At VAME – Virtual Assistants in Hungary Association, we believe that true success lies in authentic collaboration.
It doesn’t matter where a business and a virtual assistant find each other — what matters is how they work together: with trust, clarity, and shared goals.

That’s why we’re delighted to share an inspiring story of a company that, even outside the VAME network, found the perfect match for a part-time, flexible collaboration. Because for us, every success story built on win-win cooperation is a step forward for the entire profession.

https://pixabay.com/photos/teamwork-match-together-3237649/

“What we needed wasn’t a new hire – it was flexible support.”

– Tell us a bit about your company and your personal role there.

Our company specializes in corporate training and development. We help organizations overcome business challenges more effectively with well-trained, competitive teams — through language, communication, management, and finance trainings.
I work as a B2B training consultant and marketing coordinator, which means I’m involved both in strategic planning and in the day-to-day operations.

– When did you realize it was time to bring in external help?

It was time to renew our approach to sales. Our internal team had reached full capacity, but we needed someone experienced in lead generation who could help us build connections with potential clients. We wanted to keep up with the times — so we looked for a modern, flexible solution: someone who could work with us part-time.

“It wasn’t about hiring more people – it was about finding the right fit.”

– Why did you decide on a virtual assistant instead of a new employee?

Simply put, there wasn’t enough work to fill a full-time role. We also wanted to test our new sales strategy first — start small, minimize the risk, and if both the VA and the new approach worked out, continue long term.

– How did you find your virtual assistant?

I was already familiar with the concept of virtual assistance. As a mom of young kids, I had once considered becoming one myself — and I knew how many skilled professionals were working in this field.
When we decided to hire a sales assistant for about 15 hours a week, it felt like the right direction. I did some online research and eventually posted in the “Virtuális Asszisztens KERES–KÍNÁL másképp” Facebook group – that’s where it all started.

– What were your main criteria during the selection process?

It wasn’t an easy process — it actually took us five to six weeks to find the right person because the role was quite specific.
Our working language is English, and most applicants didn’t feel comfortable having English-speaking online meetings. Another key requirement was familiarity with LinkedIn Sales Navigator, which, surprisingly, almost no one had experience with, even though many had solid sales backgrounds.
For me, the most important factor was how clearly and logically the candidate could present their relevant experience during the interview — and whether they understood the logic behind lead generation. On top of that, clear communication, a positive attitude, and a proactive, solution-focused mindset were all essential.

“We felt the benefits from week one.”

– What were the first tasks you delegated?

Mainly database building and meeting organization. We started with an in-person meeting to introduce our services, define goals, and identify our target audience together. After that, she had the freedom to set up and launch the lead-generation processes using two selected digital tools based on her expertise.

– When did you first feel that hiring a VA was worth it?

Honestly, almost immediately. It was the perfect way to test a new pre-sales model for 15 hours a week without risk. After just four weeks, it was clear that the new admin and pre-sales setup was working.

– How did this collaboration change your time, focus, or even business results?

Both our country manager’s and my own time have freed up significantly. We used to handle these tasks ourselves, but only sporadically — so efficiency was low. Now, we can focus on more strategic projects, knowing that pre-sales is running smoothly in the background thanks to our VA.

– Was there anything that positively surprised you?

Not one specific thing — rather her attitude overall. She’s proactive, reliable, always available, and open to new ideas. I honestly see her as a real colleague, not an external contractor. That’s entirely thanks to her professional, kind, and collaborative approach.

“AI doesn’t replace humans – it empowers them.”

– There’s a lot of talk about AI replacing these kinds of roles. What do you see in practice?

Yes, I can definitely see its impact — but in our case, it’s been positive.
Our VA introduced an online platform that automates parts of our lead generation process. Learning to use AI tools is crucial; it makes you much more competitive. Freelancers often have more time to learn and experiment, whereas in companies the daily rush leaves less room for training. I believe those who invest time and energy into learning AI can truly impress their clients.

– In your view, where does AI complement a VA’s work – and where do humans remain essential?

You’ll always need a human touch — for the personal ideas, creativity, strategy, and quality control.
There were times when AI gave me four “good” ideas — but all were average. Still, by taking one of them and developing it further, I created something that fit our company perfectly.
So yes, human thinking and connection are irreplaceable for me.

“The best decision we made.”

– What advice would you give to business owners still hesitating about hiring a VA?

Don’t overthink it! You can interview a VA just like an employee, so you’ll quickly see if there’s a good fit. You can even start with a one-month trial period — and if it works, it’s easy to move to a long-term agreement.

– If you had to sum it up in one sentence – why is it worth working with a VA?

Because you can get fast, flexible, and efficient support for specific admin, sales, or marketing tasks that your in-house team simply doesn’t have time for — but are essential for growth.

I still remember when we started this whole process — a former sales colleague told me:
“Lead generation with a freelancer? That’s never going to work.”
Well, he turned out to be wrong. 😊

It took patience — around five to six weeks to find the right person — but looking back, it was absolutely worth it.