Soha ne írj ilyeneket: a virtuális asszisztensek homályos ígéretei

Ha olvastál már néhány VA honlapot, csoportbéli bemutatkozást, biztosan észrevetted, mennyire egyformák.  Lehangoló és elrettentő, hogy a legtöbb virtuális asszisztens vállalkozás általános, homályos, sablonos és értelmezhetetlen ígéretekkel bombáz. Így (szegény) ügyfélnek fogalma nincs arról, pontosan mivel bízhat meg? Inkább meg sem próbálja.

Szerezz versenyelőnyt, olvasd el a cikket és gondold újra a kommunikációdat: íme, homályos, semmitmondó üzenetek, amiket soha többé ne írj le. Sehova. Tényleg. 

Mi a probléma a homályos utalásokkal?

A homályos, túl általános ígéretek főbűne, hogy értelmezési bizonytalanságot generálnak. A (leendő ügyfél) egyszerűen nem tudja, hogy mire számíthat. Egy a “megkönnyítem az életed” vagy a „foglalkozz azzal ami neked fontos, a többit bízd rám” típusú ajánlatból nem derül ki, hogy ez adminisztrációs segítséget, ügyfélszolgálati támogatást vagy valami mást jelent-e?

Gond, hogy a homályos kommunikáció miatt tisztázni kell a részleteket, ami mind az ügyfél, mind a VA részéről többletmunkát igényel. Ez hátráltathatja a hatékony együttműködést.

És ami számodra a legelkeserítőbb: az ügyfelek olyan szolgáltatásokat keresnek, amelyek konkrét eredményeket és megoldásokat ígérnek. A homályos utalások azt az érzetet kelthetik, hogy egyszerűen nem rendelkezel elegendő tapasztalattal vagy te magad sem tudod, hogy a fenébe tudsz kapcsolódni, de kell a pénz, majd kitalálod.

Úgyhogy válts kommunikációt, íme néhány segítség (a mágikus lista, amit soha többé ne írj le)

Leveszem a gondot a válladról

Valaki, valamikor kigondolta, hogy ez mennyire jól hangzik, végül is gondja mindenkinek van, igaz? És elkezdte tanítani, szinte sulykolni, hogy „ez mindenképp legyen benne” a szolgáltatásaid között.  Azóta mantrázza a legtöbb VA. Csakhogy ez nem szolgáltatás, a megrendelőnek egyáltalán nem világos, hogy amikor ezt állítod, pontosan mely feladatokat vállalod át, és milyen módszerekkel fogod „levenni a gondot a válláról”. Soha ne írj ilyen semmitmondó hülyeséget!

Segítek a határidők betartásában

Leírtad a semmit, tettél egy olyan ígéretet, amelyik nem is lehetne ennél homályosabb. Ha azt írod, hogy „segítek a határidők betartásában” abból egyáltalán nem egyértelmű, hogy milyen konkrét lépéseket teszel a határidők nyomon követésére és betartására.

Adunk egy tippet: ehelyett a semmi helyett legyél konkrét. Írd azt mondjuk, hogy „Segítek a határidők betartásában azzal, hogy létrehozok egy naptárat, beállítok emlékeztetőket és heti jelentéseket küldök a közelgő határidőkről.” Ez egy hasznos, érthető szolgáltatás.

Segítek a kommunikációban

Legyünk tárgyilagosak: nem világos, hogy ez mit jelent és milyen formában történik és mennyire aktívan veszel részt benne. Az sem teljesen tiszta, hogy ezt te miért tudod jobban csinálni szerinted nála?

Miért nem írsz helyette konkrétumot? Segítek a kommunikációban azzal, hogy válaszolok a beérkező e-mailekre és telefonhívásokra, valamint heti összefoglalókat küldök az ügyfelek kérdéseiről.

Optimalizálom a munkafolyamataidat

Ez a mondat a személyes kedvencem. És a te jolly jokered. Hiszen mindig, minden munkafolyamatot lehet optimalizálni. Na, de te mit értesz ezalatt és mennyi a tudásod? Folyamatmenedzsmentet végeztél az egyetemen, vagy arra gondolsz, hogy…

A folyamatoptimalizálás technikái sokfélék lehetnek. Segíthetsz például hatékonyabb eszközök kiválasztásában, automatizálhatsz rutinfeladatokat, vagy olyan riportokat készíthetsz, amelyek megkönnyítik a döntéshozatalt. De ezt honnan tudja a leendő ügyfeled, hogy ebből te mihez értesz? Hívjon fel és kérdezze meg?

Miért nem írod ezt: Optimalizálom a munkafolyamataidat úgy, hogy áttekintem jelenlegi folyamataidat és javaslatokat teszek automatizálási lehetőségekre.

Támogatom a vállalkozásod növekedését

Hú, ez szuper, ki ne szeretne növekedni, igaz? Mégis talán az egyik legértelmezhetetlenebb ígéret. Nem derül ki melyik területhez értesz és hogyan növeled? Piackutató vagy és felméred a piacot? Marketinget végeztél az egyetemen és marketingstratégiát készítesz? Külföldi kapcsolataid vannak és bevezeted a terméket a román piacra? Senki sem tudja értelmezni ezt az ígéretet.

De ha ezt írod, igen: “Támogatom a vállalkozásod növekedését azzal, hogy piackutatást végzek és javaslatokat teszek marketing stratégiákra.”

Segítek neked a közösségi médiában

Ez az ajánlás azért nem jó, mert számtalan kérdést nyitva hagy. A „közösségi média” hatalmas terület, akkora, hogy számtalan – bizonyos területére szakosodott – szakértője van. Felmerülhet a kérdés: te mindegyik terület mestere vagy? Ha nem, akkor melyikben vagy erős? És melyik miatt keressen? A homály helyett fogalmazz konkrétan.

Mivel hatalmas a terület, íme 3 konkrét példa:

• Az első: Készítek és ütemezek heti három posztot a közösségi média platformjaidon, amelyek a célközönséged érdeklődési körére építenek
• A második: Kezelem a közösségi média fiókjaidat, válaszolok az ügyfélmegkeresésekre és moderálom a kommenteket
• Vagy egy harmadik: Tartalomstratégiát dolgozok ki a közönséged számára releváns témákra alapozva, amely segít növelni a márkád láthatóságát.

Ha szeretnél versenyelőnyt szerezni kommunikálj egyértelműen. Minél hamarabb átírod ezeket a „sablonokat” a kiajánlódban, a honlapodon a LinkedIn-en, Facebookon, annál gyorsabban tudod majd a fókuszt megszerezni a „A” virtuális asszisztenssé válni.