Időgazdálkodás egy kicsit más szemmel – avagy ismerjétek meg Egyesületünk egyik alapító tagjának, Busi Antóniának módszereit a témával kapcsolatban. Antóniáról érdemes tudni, hogy 4 gyermek anyukája, sa férje is több munkahelyen dolgozik, amiknek logisztikáit is a saját VA vállalkozását választja mellett zsonglőrködve ellátja. Fogalmam sincs, hogy csinálja, de most megoszt velünk néhány tippet, amik neki beváltak.

Az időgazdálkodást mindenki szeretné nagyon jól csinálni. a munka-magánélet Fontos egyensúlyához is. Mindig keressük a lehetőségeket, a tuti tippeket ehhez. Most ezt hoztam 5 lépést, aminek mentén haladva érdemes elindulni. Egy dolgot azért nem felejts soha, a hatékony időgazdálkodáshoz fontos a türelem és a következetesség. Ilyenkor új szokást kell mindennapi rutinná tenni, ami nem egyszerű feladat, de ha megtalálod a számodra hatékony módszereket, akkor a végeredmény garantált.

Tervezz!

Az időgazdálkodás alapja a tervezés. Ha előre megtervezed a napodat, hetedet vagy akár hónapodat, sokkal könnyebben tudod majd kezelni a feladataidat. Én a hagyományos „füzetbe írkálós” vagyok, de jelen van a digitális naptár elengedhetetlen. A google naptárba csak a megbeszéléseket, időpontokat írom be. A feladatok kezelésére nem szeretem, nem is vált be, mert az egész család időpontjai különböző színekkel az én naptáramban összpontosulnak.

Rengeteg feladatkezelőt kipróbáltam és használok is mindig ügyfeleimmel, de ami saját munkám tervezését, időbeosztását segíti, az az ASANA. Ez ugyan egy fizetős alkalmazás, de szuper, hogy naptárfuncióval is tudom nézni, így amikor reggel nekiállok dolgozni, látom egyből, milyen feladatok vannak a mai napra. Itt be lehet állítani ismétlődő feladatokat, amit minden héten/hónapban meg kell csinálni, és minden projektnek más színt tudunk megadni, így jól látható. Természetesen ez mellett használom a jegyzetfüzetet is továbbra is, de már csak olyan szokásos kiegészítés. 🙂

Használj naptárt, tervezőt vagy jegyzetfüzetet, ami számodra a leghatékonyabb és jegyezd fel a fontos eseményeket, határidőket. A napi teendők listája pedig hasznos, hiszen segít fókuszálni és követni a haladást.

Delegálj!

Nem kell mindent egyedül csinálnod. Ha vannak olyan feladatok, mások is el tudnak végezni, bátran  delegáld  őket. Ez nemcsak tehermentesít, hanem lehetőségek és mások is a fejlődésre és a felelősségvállalásra. Fontos, hogy bízz a csapatban és tudd, hogy a delegálás nem a gyengeség jele, hanem a hatékony vezetés része.

Tudj nemet mondani!

Az egyik legnehezebb, de a legfontosabb készség az időgazdálkodásban a nemet mondani. Ha mindig mindent elvállalsz, könnyen túlterhelté válhatsz. Tanuld meg felismerni, mikor kell nemet mondani, és ne érezd magad rosszul. A saját időd és energiád védelme érdekében néha szükség van arra, hogy visszautasíts bizonyos feladatokat vagy kéréseket. Ezt könnyebben meg tudod tenni, ha van esetleg olyan kapcsolatod, kollégád, akit ezekben az esetekben bátran ajánlhatsz magad helyett, hiszen ezzel nem teljes elutasítást tettél, hanem megtartod a lehetőségeidhez mérten úgy, hogy közben nem vállaltad túl magad.

Sürgős – fontos mátrix (Eisenhower mátrix)

Ezt a módszert akkor javaslom, ha úgy érzed jönnek a hullámok és készülnek a fejed fölött összecsapni. Amikor ezt érzed vegyél elő egy A4-es lapot, és rajzolj egy mátrixot. Szánj rá nyugodtan egy negyedórát, mire átgondolod az összes feladatot, hiszen, ha helyreteszed ezt magadnak akkor utána máris mehet hatékonyan a munkavégzés.

Ez a módszer segít prioritásokat felállítani a feladatok között. A mátrix négy kvadránsra osztja a teendőket: fontos és sürgős, fontos, de nem sürgős, sürgős, de nem fontos, és nem sürgős, nem fontos. Az első kvadránsba tartozó feladatokat azonnal el kell végezni, míg a második kvadránsba tartozó feladatokat tervezni kell. A harmadik kvadráns feladatait lehetõség szerint delegálni kell, míg a negyedik kvadráns feladatait el kell kerülni.

Pareto elv

A Pareto, más néven a 80/20 szabály, azt mondja ki, hogy az eredmények 80%-a az eredmények 20%-ából származik. Ez azt jelenti, hogy az időd és energiák nagy részét azokra a tevékenységekre kell fordítani, amelyek a legnagyobb eredményt hozzák. Azonosítsd ezeket a kulcsfontosságú feladatokat, és koncentrálj rájuk, hogy a legnagyobb hatékonysággal dolgozhass.

sokat fontos, hogy egy napodat soha ne táblázd túl. Maximum 80%-os teljesítést célozz be, mert mindig bejöhet egy sürgős feladat, ami nem mehet aznapi tervek rovására, ezért jó, ha így kalkulálsz. Ezzel akkor sikerül úgy terveznek a napjaidat, hogy nem csúszsz meg az adott napon, így a terveid szerint tudsz haladni.

Az időgazdálkodás nem könnyű feladat, de ezekkel a tippekkel és módszerekkel megoldotta a mindennapjaidat. Ne feledd, hogy a tervezés, a delegálás, a nemet monda, a prioritások felállítása és a Pareto elv alkalmazása mind hozzájárulhatnak ahhoz, hogy jobban kihasználhasd az idődet és elérd a célt.

Busi Antónia