Amikor szakembert keresünk, mindig az a célunk, hogy a legjobbat találjuk meg. Ez egyik területen sem egyszerű feladat. Így van ez akkor is, amikor a megfelelő könyvelőt keressük. Vállalkozásunk indításakor talán a legnehezebb, pedig akkor lenne a legfontosabb is. Hoffmanné Klemm Szilvia könyvelő (több, mint 20 éves könyvelői tapasztalattal) az alábbi vendégcikkében szedte össze számunkra a legfontosabb tudnivalókat.

Mi legyen az első lépés, amikor könyvelőt keresünk?

A közös munka, és a bizalom egyik kulcsa a szimpátia, ha már első alkalommal sem érzed a jó kapcsolatot, ne őt válaszd. Próbáld kikérni ismerős vállalkozók véleményét, akik meg vannak elégedve saját könyvelőjük munkájával, akkor nagyon rossz könyvelőt nem tudunk választani.

Manapság az adójogszabályok tengerében nagyon nem egyszerű kiigazodni, ez a könyvelőkre napi szinten plusz feladatot hárít. A könyvelésben nem a számlák rögzítése a hatalmas feladat, hanem az, hogy folyamatosan kövessük a jogszabályokat, és ennek alapján kezeljük a vállalkozásodat, adjunk jó tanácsokat. Amelyik könyvelő erre nem szán időt, az nem a Te embered!

Az első tanácsadáson, a beszélgetés folyamán nagyon hamar kiderül, hogy a könyvelő szakmailag felkészült-e. Kérdezz sokat, tegyél fel szakmai kérdéseket, ha tud a legtöbb kérdésedre válaszolni, úgy hogy az szakmailag is alátámasztott és számodra érthető is, ő lesz a Te embered.

Ami még fontos,

hogy könyvelői megbízási szerződést mindenképpen kössünk, ezen kívül adjunk meghatalmazást a Hatóságokhoz.

Ma már a NAV-hoz az EEGYKE nyomtatványon, az Önkormányzatokhoz az E-Önkormányzat rendszerén keresztül tudunk meghatalmazást adni.

Ha adsz meghatalmazást, akkor a könyvelő nem a Te nevedben, hanem a saját neve alatt fogja beadni a bevallásaid. És ha így jár el, ez azt bizonyítja, hogy felelősségteljesen dolgozik, vállalja a munkájáért a felelősséget.

Mire figyeljünk szerződéskötéskor?

Mindenképpen kérdezzünk rá, hogy a könyvelő rendelkezik-e felelősségbiztosítással. Ez azért fontos, mert ha esetleg büntetésre kerül sor, a vállalkozót bünteti a Hatóság, és utána a könyvelőre lehet hárítani a felelősséget. Ha van a könyvelőnek szakmai felelősségbiztosítása, hiba esetén a Biztosítótársaság fizetni fog a könyvelő helyett. A felelősségbiztosítás az ilyen eseteknél jelent biztonságot mind a könyvelőnek, mind megbízójának.

Fontos kérdés lehet az is, hogy a könyvelőnek mekkora tapasztalata van, mióta dolgozik a szakmában, milyen az ügyfélösszetétele. Mint minden szakmáról a könyvelői szolgáltatásról is elmondható, hogy az iskolákban az alapokat tanítják csak meg, a könyvelést, a jogszabályok értelmezését a gyakorlatban lehet csak elsajátítani. 3-4 év tapasztalat szerintem minimum elvárható olyan könyvelőktől, akik önállóan felügyelet nélkül dolgoznak, és vállalnak ügyfeleket.

Szinte minden könyvelőnek más az ügyfél összetétele. Vannak olyan irodák, ahol főként csak egyéni vállalkozókat könyvelnek, vannak olyanok, akik csak KATA adózók könyvelését vállalják, és vannak olyanok is, akik csak cégeket könyvelnek és egyáltalán nem is vállalnak egyéni vállalkozókat.

Vannak specifikus területek is, amik külön tudást igényelnek, gondolok itt pl. használt autókereskedelemre, vagy építőiparra. Fontos tisztázni még szerződéskötés előtt, hogy vannak-e területen dolgozó ügyfelei, van-e az adott területen megfelelő gyakorlata a választani kívánt könyvelőnek.

Mindenképpen érdemes erre rákérdezni, mert teljesen más tudást igényel egy egyéni vállalkozó, és mást egy gazdasági társaság könyvelése. Míg az egyéni vállalkozókra az SZJA törvény, társas vállalkozókra a társasági adótörvény vonatkozik, és ha a könyvelőnek nincs tapasztalata, bizony kockázatos olyat vállalni, amiben nincs gyakorlatunk.

Hiba esetén, fizet a felelősségbiztosítás, de ha az adott területhez nem ért a könyvelő az kockázatot rejt magában, mégpedig az „elmaradt haszon” kockázatát.

Itt nem büntetésről, elmaradt bevallásokról beszélek, hanem arról, ha a gyakorlott könyvelőtől hasznos tanácsokat kapsz, pl. adókedvezményekről, megfelelő jogviszonyokról, akkor ő sok pénzt spórol neked, ezzel ellentétben ha ahhoz a területhez nem nagyon ért, amit Te szeretnél csinálni, akkor viszont pénzügyileg nem biztos, hogy jól jársz.

A megbízás előtt mindenképpen tisztázni kell az elvárásokat:

• a könyvelő milyen feladatok elvégzését,
• milyen határidőkkel vállalja, valamint
• a felelősségi körök kérdése, hogy a későbbi vitákat elkerülhessük.

Mindezt fontos, hogy írásba foglaljuk, szerződés formájában.

A szerződésnek tartalmaznia kell a könyvelő által végzett szolgáltatásokat.

Néhány fontos szempont:

• a könyvelési díj tartalmazza-e a bérszámfejtést,
• térjen ki a megbízó, azaz a vállalkozó feladataira,
• a munka díjazására,
• az adatkezelésre,
• az ügyfélszolgálat rendjére,
• az Adóhatóság előtti képviseletre,
• bizonylatok átadásának módjára,
• üzleti titokra vonatkozó rendelkezésekre,
• a könyvelőiroda felelősségére,
• a szerződés felmondására.

Ha nem köttetik szerződés, illetve meghatalmazás nem is érdemes az adott könyvelő mellett dönteni.

 

Miért fontos a meghatalmazás?

Tegyük fel, hogy a könyvelő elfelejt beadni egy bevallást – ők is emberek, ez előfordulhat velük – . A hatóság felszólítja a vállalkozót a pótlásra. Ha van a könyvelőnek meghatalmazása, úgy az ő saját e-mail címére is érkezik értesítő, valamint a saját tárhelyén látja az adózó bevallásait, ezekkel kapcsolatos értesítéseit.

Időben tudja javítani a hibát, nincs se bírság, se semmi.

Ha meghatalmazott a könyvelő, egy személyes NAV-hoz szóló kód, úgynevezett ÜCC segítségével, konkrétan tud a vállalkozásoddal kapcsolatban ügyeket intézni.

 

Mi van akkor, ha megbüntetik a vállalkozót a bevallás elmaradása miatt?

Megbüntethetik, DE,

• ha van könyvelési szerződése, illetve a könyvelési díjról kiállított számlája, akkor átháríthatja ezt a könyvelőjére,
• ha nincs se számlája, se szerződése, a legtöbb esetben bizony a könyvelőjén ezt nem tudja behajtani.

A legtöbb könyvelő a Minisztériumnál regisztrált, bár ez nem kötelező, egyéni vállalkozókat regisztráció nélkül is lehet könyvelni, nekem az a véleményem, ha regisztrált, akkor már évek óta mérlegképes könyvelő, bizonyosan már kellő tapasztalattal rendelkezik, és elvégezte az éves kötelező továbbképzéseket is. Az éves kötelező továbbképzések az aktuális adó és járulékváltozásokról, számvitel változásairól szólnak.

A regisztrált mérlegképes könyvelők listája ide kattintva érhető el, excel táblába letölthető listákban ABC sorrendben.

 

Miért nem mindegy mennyi a könyvelési díj?

Sokszor szokták mondani: „Olcsó húsnak híg a leve” – ez a legtöbbször így van akkor is, ha a legolcsóbb könyvelőt szeretnénk kiválasztani.

Gondoljuk át azt, ha egy könyvelő pár ezer Ft-ért vállal egy ügyfelet, ő miből finanszírozza a saját maga járulékait, a rezsiköltségét, a továbbképzéseit, a szakmai lapjait, felelősségbiztosítását, esetleg alkalmazottja költségeit. És ugye jó esetben nyereséget is szeretne, mert ő sem csak azért dolgozik, hogy elfáradjon. Arról nem is beszélve, ha olcsón dolgozik, rengeteg ügyfelet el kell vállalnia ahhoz, hogy saját költségeit, nyereségét kitermelje, a mennyiség viszont a minőség rovására fog menni. Könnyen belátható, hogy ez esetben nem tud annyi időt szánni egy-egy vállalkozóra, mint amennyit kellene, és ez hosszú távon a vállalkozónak nem lesz jó.

 

Mi lehet még a segítségünkre?

Ha egy könyvelőnek van Facebook-blogja, honlapja, és azt folyamatosan aktualizálja, rendszeresen közzétesz aktuális pénzügyi, számviteli, adózási híreket, változásokat, tájékoztatókat, az azt jelenti, hogy követi a változásokat, ami szintén egy jó pont könyvelő választásakor.

Ha van blog, honlap, ott általában tudunk véleményeket is olvasni a könyvelő munkájáról. Minél több szuper véleményt olvasunk, annál kisebb az esélye a rossz választásnak.

Ugye nem egyszerű a kérdés.

Sok hasznos, átgondolandó információt osztott meg velünk Szilvia. Akár kezdő vállalkozó vagy, akár már régóta dolgozol így érdemes átgondolni, hogy megfelelő kezekben van-e a vállalkozásod.

További információt Szilviről itt találhattok!

 

Ha Neked is van olyan témád, ami úgy gondolod, hogy érdekes lehet a virtuális asszisztens vállalkozók számára és szívesen írnál róla vendégposztot, csak írj nekünk a szia@vamagyarorszag.hu e-mail címre.

VAMTeam

Ha úgy gondolod, hogy hasznos volt a bejegyzés, oszd meg bátran. Forrásként kérlek tüntesd föl ezt a cikket aktív linkkel! Köszönjük szépen.