240 km. Ez az a távolság, ahonnan Adrienn, az első hazai virtuális asszisztens konferencia szervezője az előkészületeket, előadókkal történő egyeztetéseket, cateringet stb… intézte 2019. január óta. A hitelességet 100%-osan szem előtt tartó szakember és az őt a szervezésben támogató társak rengeteg energiát, elhivatottságot és szeretetet beletéve hozták létre az eseményt. Ők szinte kizárólag online dolgoznak, és vallják, hogy manapság rengeteg feladat menedzselhető távolról.
Kivéve a konferencia maga. Melyet első alkalommal rendeztek meg október 11-én, a gyönyörű, Dunára néző kilátással bíró, budapesti Erste Tower épületében.
A hazánkban először megrendezett Virtuális Asszisztens konferencia a visszajelzések alapján is kiválóan sikerült, így örömmel számolunk be, milyen témaköröket érintettünk, melyekkel segíteni szeretnénk a hazai szakembereket.

Elsőként a konferencia szervezője, Kiss-Márton Adrienn beszélt általánosságban a virtuális asszisztenciáról és az ügyfélszerzésről, arról, hogy vállalkozóként, amikor a VA a szolgáltató, a VA munkája a szolgáltatás, amely tartalmazza az illető személyiségét és szakmai hozzáértését.
Adrienn támpontokat is nyújtott a résztvevőknek ahhoz, hogyan tudják pozícionálni, definiálni önmagukat VA-ként; illetve hogyan tudják megtalálni és megfelelően használni az ennek bemutatására, népszerűsítésére szolgáló kommunikációs csatornákat.
Örök visszatérő mondat Adrienn szájából :

A Te vállalkozásod, a Te szabályaid!

az előadásait is áthatotta. Saját tapasztalatai hozták létre ezt a szabályt, melyet nagyon fontosnak és remek kapaszkodónak tart az ügyfélszerzés, a hatékony munkaszervezés, a tárgyalások során.
Vállalkozóként kiemelten fontos, hogy napjaid része legyen az ügyfelek kiszolgálása mellett a saját vállalkozásod építése, a saját folyamataid optimalizálása. Erre kiváló ötleteket is hozott.

A mostanság aktuális GDPR témakörről Richlach Mónika, jogász úgy nyilatkozott: bár már több mint egy éve hatályban van a törvény, mégsem lehet túl sokat beszélni a témáról.
Amiért még mindig foglalkozni kell a témával, az a szemlélet, a folyamat, a megbízhatóság. A cégek élete, folyamatai dinamikusan változnak, így nem elegendő egyszer felkészülni a GDPR-ra. A dokumentációkat naprakészen kell tartani, követni kell a változásokat a folyamatainknak megfelelően. Ehhez nem szükséges mindent tudni. Amik viszont elengedhetetlenek, azok az alapfogalmak, az alapelvek, az alapdokumentumok.
A Virtuális Asszisztensek a GDPR szempontjából kettős szerepkört töltenek be. Adatkezelői és adatfeldolgozói szerepben is működnek, melyekben mások a kötelezettségek, de mindkét esetben meg kell felelni a GDPR elvárásainak.

A következő előadó, Szabó Ágnes, Webshopok Wonder Woman-je, az egyik kiemelten VA szolgáltatásról tartott előadást, a webshop asszisztenciáról.
Kiemelte, hogy ma már minden kereskedő számára létszükséglet az online jelenlét. Egy webshopot működtetni azonban teljes embert igénylő feladat, nem ritka, hogy akár heti 60 órában is. Az önműködő, automatizált webshop kialakítása hosszabb folyamat, mely folyamatos optimalizálások következménye.
Fontos tudni, hogy a „webshopolás” nem csak termékfeltöltésből áll. Becslések szerint közel 15.000 webshop arra vár, hogy adott feladatot a legmegfelelőbb embernek szervezhesse ki.
Egy webshop esetén is szükség van általános feladatok ellátására, pl.: adminisztráció, ügyfélszolgálat, adatrögzítés; de ennél is égetőbb szükség van a speciális tudást igénylő szakmai feladat ellátására képes egyénre.

Kardos Gergely, IT szakember azt foglalta össze, hogy a saját weboldal virtuális asszisztensként a bizalomépítés egyik alapja, mivel ritkán találkozunk offline potenciális ügyfeleinkkel.
A legfontosabb szempontok mellett, melyek a sebesség, a tartalom és a megjelenés; több feladat ellátására is képes egy weboldal, mely funkciók által a munkavégzés lehet hatékonyabb. Erre szolgáló eszköz lehet pl. az online időpontfoglaló naptár, az ajánlatkérő űrlap, a GYIK menü, feladatkezelő stb…, amire a folyamatok optimalizálása szempontjából szükség lehet.
Geri több weboldaltípus felsorolásával adott széleskörű kitekintést és mankót azoknak, akik még nem rendelkeznek saját site-tal; megemlítve az előnyőket és a hátrányokat is, úgymint kezelhetőség, ár, funkciók.
Végezetül kaptunk néhány tippet arra vonatkozóan is, hogy tárhelyszolgáltató választása esetén mire érdemes figyelni.

Molnár Barna, marketing gépész, előadása elején kitért rá, hogy a marketing nem csak reklám és promóció, mert minden olyan folyamat, ami az eladást, a vevőmegtartást, a vállalkozói cél elérését szolgálja, marketing. Ebben az esetben is elengedhetetlen a cél ismerete, hiszen ebből fogjuk tudni visszafelé levezetni, hogyan, milyen eszközökkel, mennyi pénzből fogjuk tudni ezt elérni.
Barna a 7 befolyásoló tényező ismertetése után rátért a legfontosabb kérdésre. Mit kell tudnia a szolgáltatásodnak? Legyen rá kereslet, jó ár/érték arány és ami elengedhetetlen, legyen kész. Virtuális asszisztensként a saját branded építése kulcsfontosságú. A brand a kapcsolataid, illetve a szakértelmed által fog épülni. Vagyis, ha folyamatosan dolgozol a kapcsolati hálód bővítésén, ha folyamatosan képzed magad a területeden és a szakértelmeddel tisztában van a bővülő kapcsolati hálód is, akkor óhatatlan, hogy épül a branded, a márkád és nem lesz szükséged fizetett reklámkampányokra.

A konferencián nagy öröm volt azokkal az arcokkal találkozni, akikkel eddig online kommunikáltunk. Így az egyik legfontosabbat is fejlesztettük, a kapcsolati háló építését is finom pogácsa és kávé mellett.

Még rengeteg munka vár ránk, de ilyen konferenciákkal, összefogással, nyílt kommunikációval hatékonyan tudunk lépéseket tenni, hogy a megbízói és a szolgáltatói oldalt megfelelő közelségbe hozzuk egymással.

Ha időben szeretnél értesülni a következő konferenciáról, hírekről, újdonságokról, iratkozz fel a hírlevelünkre.