A virtuális asszisztens nemcsak végrehajtó

– hanem rendszert építő partner is

 

A virtuális asszisztensi munka kívülről gyakran úgy tűnik, mintha elsősorban feladatok elvégzéséről szólna. Egy e-mail elküldése, egy dokumentum elkészítése, egy szolgáltató megkeresése vagy egy adat összegyűjtése – ezek mind jól körülhatárolható, konkrét teendők.

A valóságban azonban a legtöbb virtuális asszisztens pontosan tudja, hogy a munkája ennél jóval többről szól.

Sok együttműködésben a feladatok már léteznek, de a mögöttük álló folyamatok még csak részben alakultak ki. A vállalkozás működik, 

a projektek haladnak, az ügyfelek érkeznek – de a háttérben sok minden tapasztalatból, megszokásból vagy gyors döntésekből áll össze.

Ilyen helyzetben a virtuális asszisztens nemcsak végrehajtó szerepet tölt be. Gyakran ő az a szakember, aki munka közben elkezdi rendszerbe szervezni a működést, dokumentálni a tanulságokat, és segíteni abban, hogy a feladatok mögött idővel átlátható folyamatok alakuljanak ki.

Bár ez sokszor láthatatlan munka, hosszú távon éppen ez teszi igazán hatékonnyá az együttműködést.

 

 

Amikor a folyamatok menet közben alakulnak ki

A virtuális asszisztensi munkában gyakran előfordul, hogy egy együttműködés nem teljesen kidolgozott folyamatokkal indul. A partner általában átad néhány dokumentumot, sablont vagy korábbi példát, amelyek alapján el lehet kezdeni dolgozni, és a közös munka során derül ki egyre pontosabban, hogyan működnek az egyes feladatok a gyakorlatban.

Ilyenkor a virtuális asszisztens sokszor munka közben építi fel a saját rendszerét. A tapasztalatokból, visszajelzésekből és a hibákból tanulva fokozatosan kialakul egy olyan belső folyamat, amely segít abban, hogy a következő alkalommal már gördülékenyebben menjen ugyanaz a feladat.

Ez a tanulási folyamat természetes része a virtuális asszisztenssel való együttműködésnek. A virtuális asszisztens tudatosan dokumentálja is az ilyen tapasztalatokat, hogy ugyanaz a helyzet ne forduljon elő újra.

 

Ugyanakkor az együttműködések során idővel gyakran megjelenik egy másik,

teljesen jogos elvárás is a partner részéről: 

a virtuális asszisztens egyre rutinosabban, önállóbban vigye végig a folyamatokat, és bizonyos helyzetekben maga is gondolja tovább a feladatokat.

Ez azonban akkor működik a legjobban, ha az alapok is világosak.

 

Amikor az együttműködés folyamatokkal indul

Tapasztalataim szerint, amikor egy partner már az együttműködés kezdetén tudatosan átadja a meglévő folyamatait, a közös munka stabil alapokról indul. Innen már sokkal könnyebb továbbfejleszteni a működést.

Ebben az esetben már a kezdetektől rendelkezésre állnak azok az információk, amelyek segítik a közös munkát: milyen lépésekből áll egy feladat, milyen minőségi elvárásoknak kell megfelelni, mikor szükséges visszakérdezni, és hogyan történik az ellenőrzés.

A virtuális asszisztens ilyenkor nemcsak alkalmazkodik a partner rendszeréhez, hanem idővel javaslatokat is tehet annak finomítására vagy hatékonyabbá tételére.

 

Amikor a rendszer később kezd kialakulni

Az is gyakori azonban, hogy a folyamatok dokumentálása csak később, az együttműködés során kezdődik el. Ez szintén egy teljesen természetes fejlődési lépés.

Ilyenkor egy idő után érdemes elkezdenünk részletesebb folyamatleírásokat készíteni, és a feladatokhoz tartozó elvárásokat dokumentálni. A közös munkafolyamatok kidolgozását nagyban segíti, ha a kommunikáció egy közös felületen zajlik, ahol ezek az anyagok is elérhetők és folyamatosan bővíthetők.

 

Számomra különösen értékes tapasztalat látni, amikor összeállnak azok a

részletes, strukturált átadási anyagok, 

amelyek világosan leírják a folyamatokat és az elvárásokat.

 

Őszintén úgy gondolom, hogy ha egy együttműködés már a kezdetektől ilyen tudatos keretek között indul, akkor sokkal gyorsabban lehet eljutni egy magasabb szintű, gördülékeny munkához.

Éppen ezért egy ilyen változásra sohasem problémaként, hanem inkább lehetőségként érdemes tekinteni. A dokumentált folyamatok ugyanis nemcsak a virtuális asszisztens munkáját segítik, hanem a partner számára is átláthatóbbá, energiahatékonyabbá teszik a működést.

 

A hibák szerepe a fejlődésben

Egy másik fontos tanulság, amit sok együttműködés során meg lehet figyelni, hogy a kisebb hibák vagy félreértések gyakran nem a figyelmetlenségből fakadnak, hanem abból, hogy egy adott folyamat még nincs teljesen egyértelműen meghatározva.

 

Ha azonban ezek a helyzetek tanulsággá válnak, és beépülnek a közös működésbe, 

akkor valójában a fejlődést segítik.

 

Az én szemléletem szerint egy virtuális asszisztens nem attól profi, 

hogy soha nem hibázik. 

Sokkal inkább attól, hogy felismeri a hibák okát, tanul belőlük, és olyan folyamatokat alakít ki, amelyek csökkentik annak esélyét, hogy ugyanaz a helyzet újra előforduljon.

 

A virtuális asszisztens ebben a folyamatban fontos partner lehet azzal, hogy:

• dokumentálja a tapasztalatokat, 
• rendszerezi a feladatokat, és 
• segít átláthatóbb működést kialakítani.

 

A virtuális asszisztenssel való együttműködés egyik legnagyobb értéke éppen abban rejlik,

hogy egyszerre tudunk alkalmazkodni és rendszert építeni.

 

Alkalmazkodunk 

• a partner működéséhez, 
• a tempójához, 
• a kommunikációs stílusához és 
• az üzleti környezetéhez. 

 

Ugyanakkor a tapasztalatainkkal, a dokumentációval és a folyamatok tudatos kialakításával hozzá is tudunk tenni a működéshez.

 

Egy jól működő együttműködésben a cél nem az, hogy soha ne forduljon elő hiba vagy félreértés.

Sokkal inkább az, hogy ezekből tanulva egyre tisztább és hatékonyabb rendszer alakuljon ki.

 

Amikor egy virtuális asszisztens ebben partner tud lenni, 

akkor az együttműködés már nem csupán feladatok delegálásáról szól.

Hanem a közös fejlődésről.